Ratgeber

Microsoft Teams Governance

Wer sich für die Einführung und Nutzung von Microsoft Teams entscheidet, sollte auch an eine Microsoft Teams Governance denken. Microsoft Teams Governance sorgt mit entsprechenden Richtlinien und Einstellungen für Klarheit und Transparenz – und damit gegen Chaos und Wildwuchs. Die Voraussetzung, damit das Collaboration-Tool Teams von allen Beteiligten effizient genutzt werden kann.

Eine Governance für Microsoft Teams sollte Fragen beantworten, wie beispielsweise: Wer darf neue Teams erstellen? Wer kann externe Zugriffe vergeben? Wie können Organisationen Zugriff und Eigentümerschaft verwalten? Ebenso sollte eine Microsoft Teams Governance folgende Aspekte gewährleisten:

geordnete und übersichtliche Datenablage
Informationsverteilung und -beschaffung
DSGVO-konforme Zugriffe
richtige und effiziente Nutzung durch die User

Aber Vorsicht: Die Einschränkungen dürfen für die Mitarbeiter nicht zu stark sein. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die Richtlinien zu starr gefasst sind und die Akzeptanz des Tools bei Ihren Kollegen sinkt.

Microsoft Teams Governance statt Chaos-Umgebung

In vielen Unternehmen wird Microsoft Teams in einer Hauruckaktion eingeführt. Doch was dann meistens folgt, sind Szenarien einer Chaos-Umgebung. Mit einer entsprechenden Governance genießen Sie viele Vorteile:

keine Team-Dubletten
keine unsinnigen oder privaten Teams
einheitliche Struktur/Nomenklatur in der Namensgebung
Teams (ggf. mit sensiblen Daten) sind nur für berechtigte Personen zugänglich
geregelte Sicherheits-Einstellungen für das Hinzufügen von externen Personen zu Teams und Channels
Komfort im Anlegen von Teams mit Vorlagen und Ordnerstrukturen
effiziente Nutzung für alle Anwender

Microsoft Teams Governance pragmatisch umsetzen

Einfache App zur Beantragung von Teams

Die Teams Requester App von ADLON bietet Ihnen eine smarte und effiziente Lösung für Governance in Microsoft Teams. Die App steuert die Beantragung, Genehmigung und automatisierte Anlage von Teams und Kanälen. Und das ganz ohne monatliche Kosten, da die App auf Ihren bestehenden Microsoft-Lizenzen basiert. Ihre Benefits:

Beantragung, Genehmigung und automatisierte Anlage von Teams und Kanälen

Automatisierte Anlage von Planner, OneNote etc., je nach Art des Teams und Kanal

Einfaches Anpassen und Hinzufügen von Vorlagen für Teams und Kanäle

Microsoft Teams Governance: Unser Vorgehen

1. Migrationsplan
Sofern Sie bereits Microsoft Teams im Einsatz haben, analysieren wir die bestehende Teams-Umgebung und erstellen einen Migrationsplan, um die Teams-Struktur zu bereinigen.
2. Kodex
Danach erfragen wir die Wünsche der Interessensgruppen anhand eines strukturierten Fragebogens und erstellen daraus einen Kodex für Teams, der von allen Interessensgruppen getragen wird.
3. Regeln und Richtlinien
Auf Basis dessen leiten wir die Regeln und Richtlinien ab, die die Anforderungen technisch unterstützen.
4. Handlungsplan
Ein Handlungsplan gibt die weiteren Schritte der Migration zur neuen Teams-Struktur vor, der an die Mitarbeiter kommuniziert wird. Dieser umfasst die Punkte Schulung, Migration und Einführung von neuen Tools, wie z. B. den ADLON Teams Requester.

Fazit

Eine effektive Microsoft Teams Governance ist unerlässlich, um die Vorteile von Teams voll auszuschöpfen und gleichzeitig Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Mit einer klaren Strategie, definierten Richtlinien und kontinuierlicher Benutzerunterstützung können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams-Umgebung optimal verwaltet wird. Und Ihr Unternehmen produktiver und sicherer arbeitet.

Weiterführende Informationen rund um Microsoft Teams Governance

Online-Webinar zu Microsoft Teams Governance

Im Webinar besprechen wir, wie Ihnen Microsoft Teams Governance pragmatisch und einfach gelingt, welche Rolle ein Teams-Kodex spielt und wie Sie eine effiziente Zusammenarbeit unterstützen und fördern können.

Praxis-Guide: Smartes Teamwork mit Microsoft Teams

In unserem kostenlosen Praxis-Guide erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams smart einführen und zum zentralen digitalen Tool in Ihrem Unternehmen machen. Wichtige Tipps und Tricks, um Ihre Mitarbeiter und Kollegen dank einer durchdachten Einführung und Struktur zur optimalen Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen.