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Microsoft Teams Einführung

In nahezu allen Unternehmensabteilungen spielt die digitale Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Essenzieller Bestandteil sind die Kollaborationstools. Das beste Beispiel, um die Möglichkeiten der modernen Zusammenarbeit zu unterstützen, stellt hierbei Microsoft Teams dar.
Mitarbeiter können problemlos auch aus dem Home-Office oder von unterwegs arbeiten – und das sicher.

Was sind die Vorteile einer Microsoft Teams Einführung?

  • Die Produktivität wird erhöht, da Teams Prozesse digital abbildet. Standardaufgaben können so automatisiert werden und die Fehleranfälligkeit sinkt.
  • Die Mitarbeiterbindung steigt, da neue Arbeitszeitmodelle im Home-Office möglich werden und Ihre Mitarbeiter so zeit- und ortsunabhängig arbeiten können.
  • Die Transparenz des Kommunikationsflusses und der Informationsverteilung in Ihrem Unternehmen wird erhöht. Der Informationsaustausch erfolgt weniger oft über Zuruf, sondern wird dokumentiert.
  • Die Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert und intelligent miteinander verknüpft. So werden Aufgaben digital erfasst, mit relevanten Dokumenten angereichert und an den entsprechenden Projektmitarbeiter zugewiesen.
  • Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Kunden wird deutlich erleichtert. So wird das Hin- und Herschicken von Dateien, das Zuweisen von Aufgaben oder Änderungen smart. Externe Gäste werden zu vollwertigen Teammitgliedern.
  • Der E-Mail-Verkehr wir drastisch reduziert. Durch kurze Kommunikationswege wie Chat oder Videotelefonie werden viele Mails überflüssig.
  • Die Krisensicherheit wird erhöht. Wenn Ihr Unternehmen nicht mehr an den physischen Standort gebunden ist, kann die Arbeit von überall erledigt werden. 
  • Die Sicherheit Ihrer Daten wird durch ADLONs NIST-basiertes Konzept gewährleistet (Rollenmodell, Sensitivity Labels, Audit Logs).

Digitale Besprechungskompetenz: 7 Tipps

Was sind typische Anforderungen an eine Teams Einführung?

Ziel ist es, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Information in Projekten digital zu unterstützen. Dabei sollten Sie auf folgende Punkte bei der Teams Einführung achten:

  • Abbildung eines eigenen, schlanken Projektprozesses
  • Manuelle Schritte automatisieren, wo es sinnvoll und notwendig ist
  • Informationssicherheit, IT-Security und Rechtemanagement
  • Schulung der beteiligten Mitarbeiter (ggf. Change Management)
  • Videotelefonie und Chat für Meetings und Abstimmungen
  • Mobiles Arbeiten an den Projekten (Zugriff auf Dokumente und Informationen)
  • Projektstrukturbaum, Gantt-Chart oder Kanban-Board
  • Aufgabenliste für die Projektbeteiligten und Übersicht für das gesamte Projekt (Deadline-Ampel)
  • Filesharing - auch mit Dienstleistern (zentrale Ablage, so dass die Daten im Haus bleiben)
  • Vorlage für wiederkehrende Projekte/Aufgaben
  • Leistungserfassung & Controlling
  • Integration von Marketing- und Vertriebstools (CRM, Monitoring, …)
  • Einbindung von Dienstleistern für eine smarte Zusammenarbeit

Welche Fragen sollte man sich bei einer Teams Einführung stellen?

Bei jedem gemeinschaftlichen Projekt gibt es eine Deadline. Es ist für den Projekterfolg entscheidend zu wissen, ob man sich noch im Zeitplan befindet – und wenn nicht, an welcher Stelle es hakt.

Bei der digitalen Zusammenarbeit bekommt jedes Teammitglied seine Aufgaben zugeteilt. Dabei ist es wichtig, dass alle zu jeder Zeit ausgelastet sind. Sollte man feststellen, dass es an einer Stelle Leerlauf gibt und an einer anderen Stelle Hilfe benötigt wird, sollte schnell reagiert werden.

Eine klare Aufgabendefinition und -verteilung ist für effiziente digitale Kollaboration besonders wichtig. Der Teamleiter sollte daher überprüfen, ob alle Teammitglieder ihre Aufgaben und den jeweiligen Zweck dahinter erkennen.

Bei der digitalen Zusammenarbeit ist die Kommunikation essentiell. Unabhängig von der Hierarchieebene sollten alle Teammitglieder Gehör finden. Teamleiter sollten dabei besonders auf den Austausch der Mitarbeiter achten, Ideen sammeln und für alle ein offenes Ohr haben. Der Kontakt geht sonst schnell verloren und damit auch der Überblick über den Projektstatus.

Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter mit den Arbeitsabläufen zurechtkommen. Ist das nicht der Fall, sollte die Arbeitsweise angepasst werden.

Smartes Teamwork mit Microsoft Teams

Der kostenlose Praxis-Guide für die Einführung von Microsoft Teams

In unserem kostenlosen Praxis-Guide erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams smart einführen und zum zentralen digitalen Tool in Ihrem Unternehmen machen.
Wichtige Tipps und Tricks, um Ihre Mitarbeiter und Kollegen Dank einer durchdachten Einführung und Struktur zur optimalen Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen.

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Teaser Teams Praxisguide

Wie kann eine Teams Einführung sicher gestaltet werden?

ADLON integriert Security-Aspekte nach NIST-Standard in jede Phase der Microsoft Teams Einführung. Das bedeutet für Sie konkret:

NIST-Kategorie: Identify

  • Risikoanalyse zur Collaboration
  • Rollen- und Rechtekonzept für Team-Owner und Gäste

NIST-Kategorie: Protect

  • Sensitivity Labels für Datenklassifizierung
  • Schulung der Anwender für Security Awareness
  • Least-Privilege-Berechtigungen für FileServer und AD

NIST-Kategorie: Detect

  • Aktivierung von Audit Logs zur Überwachung kritischer Aktivitäten (Accountability)

NIST-Kategorie: Recover

  • Beratung zu Backup & Lifecycle Management (Secure Lifecycle)

NIST-Kategorie: Identify

  • Risikoanalyse zur Collaboration
  • Rollen- und Rechtekonzept für Team-Owner und Gäste

NIST-Kategorie: Protect

  • Sensitivity Labels für Datenklassifizierung
  • Schulung der Anwender für Security Awareness
  • Least-Privilege-Berechtigungen für FileServer und AD

NIST-Kategorie: Detect

  • Aktivierung von Audit Logs zur Überwachung kritischer Aktivitäten (Accountability)

NIST-Kategorie: Recover

  • Beratung zu Backup & Lifecycle Management (Secure Lifecycle)

Wie trägt eine Teams Einführung zu mehr Nachhaltigkeit bei?

  • Reduzierung von Dienstreisen und CO₂-Emissionen
  • Vermeidung redundanter Tools und Dateiversionen
  • Lifecycle Management zur Datenmüllreduktion
  • Förderung hybrider Zusammenarbeit
  • Sensibilisierung für bewusste digitale Kommunikation
Illustration einer Hand mit Smartphone, aus dessen Bildschirm grüne Pflanzen und digitale Symbole wachsen, als Symbol für Nachhaltigkeit, grüne Technologie und digitale Innovation

Wie wird eine strukturierte Teams Umgebung gewährleistet?

Nach einer Microsoft Teams Einführung kann bereits nach kurzer Zeit Chaos auftreten. Etwa durch neue Dateistrukturen oder Wildwüchse in der Team- und Kanalerstellung. 

Mit der Teams Requester App schaffen Sie Struktur und Klarheit in Ihrer Microsoft Teams Umgebung. Die App sorgt für:

  • die automatisierte Anlage und von Teams und Kanälen
  • die Verwaltung von Teams und Kanälen
  • die Vereinfachung des Genehmigungsprozesses von Teams und Kanälen
  • die Sicherstellung der Microsoft Teams Governance
  • uvm.
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Sind Sie an einer Microsoft Teams Einführung interessiert?

Kontakt Marcel Maier
Marcel Maier

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