Steigende IT-Ausgaben, wachsende Komplexität und der Druck zur Digitalisierung stellen viele Unternehmen vor dieselbe Herausforderung: Wie lassen sich IT Kosten senken, ohne Kompromisse bei Produktivität und Sicherheit einzugehen?
Insbesondere die Bereitstellung und Verwaltung von Endgeräten bindet oft mehr Ressourcen, als nötig: von der Beschaffung über Support und Verwaltung bis zur Rückgabe.
Device as a Service (DaaS) bietet hier einen modernen Ansatz: Statt Hardware klassisch zu kaufen, mieten bzw. leasen Unternehmen Notebooks, Smartphones und andere Geräte inklusive Lifecycle-Management, Support und Services – zu planbaren monatlichen Raten. Das reduziert nicht nur Investitionskosten, sondern entlastet auch die interne IT und weitere Fachbereiche. In diesem Ratgeber zeigen wir, wie DaaS konkret dabei hilft, Ihre IT-Ausgaben zu optimieren, Prozesse zu verschlanken und gleichzeitig Ihre Arbeitsplätze zukunftsfähig auszurichten.
Um zu verstehen, warum Device as a Service (DaaS) für moderne Unternehmen so relevant ist und gleichzeitig IT Kosten senken kann, lohnt sich zunächst ein Blick auf die Schwächen klassischer Modelle der IT-Gerätebeschaffung und -verwaltung. Traditionelle Ansätze führen in der Praxis häufig zu folgenden Problemen:
In vielen Organisationen bindet die einmalige Anschaffung von Hardware erhebliche Kapitalressourcen. Große Vorabinvestitionen schmälern den finanziellen Handlungsspielraum und erschweren es, Budgets flexibel auf neue Projekte oder strategische Initiativen umzuschichten. Meist ist der Einkauf für die Beschaffung von Hardware zuständig – inklusive Angebotsvergleichen, Verhandlungen, Freigabeprozessen und Lieferterminverfolgung. Diese Aufgaben binden Kapazitäten, obwohl sie meist keinen strategischen Mehrwert schaffen. Hinzu kommen Herausforderungen bei der Standardisierung von Geräten und der Verwaltung verschiedener Lieferantenbeziehungen. Auch die Schnittstelle zur Geschäftsleitung, welche Neuanschaffungen letztendlich freigeben muss, ist mit hohem Aufwand für alle Beteiligten verbunden.
Auf technischer Seite ist die Komplexität bei der Verwaltung heterogener Geräteumgebungen hoch: Jede neue Hardware-Generation bringt eigene Wartungsprozesse, Treiberanforderungen und Lizenzregelungen mit sich, die in internen Support- und Asset-Management-Systemen abgebildet werden müssen. Ohne automatisierte Tools und standardisierte Prozesse entstehen schnell Medienbrüche, die Fehlbestände, Doppelkäufe oder unentdeckte Sicherheitslücken begünstigen.
Ein weiteres Hemmnis ist die mangelnde Skalierbarkeit klassischer Beschaffungsmodelle. Bei unerwartet steigenden Nutzerzahlen oder kurzfristigen Projekterweiterungen reagieren konventionelle Einkaufskanäle nur langsam: Lieferzeiten, Bestellzyklen und Budgetfreigaben können Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. In agilen Arbeitswelten, in denen beispielsweise Remote-Arbeitsplätze oder temporäre Projektteams eingerichtet werden müssen, führt dies zu Verzögerungen und Produktivitätseinbußen. Ferner wird die Gesamtbetriebskostenkontrolle durch den Gerätetausch (Swap) erschwert: Reparatur, Austausch und Entsorgung von Altgeräten verursachen sowohl direkte Ausgaben als auch indirekte Kosten durch Ausfallzeiten und Arbeitsunterbrechungen. Kurzum fehlt ein ganzheitlicher Lifecycle-Plan, sodass Geräte einerseits zu lange im Einsatz bleiben und andererseits zu früh ausgemustert werden.
Nachdem die typischen Schwachstellen konventioneller IT-Beschaffungsmodelle deutlich geworden sind, stellt sich die Frage: Wie lassen sich Flexibilität, Transparenz und Planbarkeit effektiv miteinander vereinen? Die Antwort liefert Device as a Service (DaaS).
Im Kern ist DaaS ein ganzheitliches IT-Servicemodell, das Hardware, Software und unterstützende Dienstleistungen in einem abonnementbasierten Modell zusammenführt. Anstelle hoher Einmalkosten für den Kauf von Notebooks, Desktops oder Smartphones, mieten bzw. leasen Unternehmen die benötigten Endgeräte und erhalten ergänzende Services zur Verwaltung, Wartung und Sicherheit. Dieses Modell wandelt klassische Investitionskosten in laufende Kosten um. Spezialisierte Dienstleister übernehmen Asset-Management und Support. Insbesondere zeichnet sich Device as a Service durch das integrierte Lifecycle-Management aus: Von der Beschaffung und Auslieferung an die Endanwender, über Bereitstellung von Software, bis hin zur Rückgabe und umweltgerechten Aufbereitung am Ende der Vertragslaufzeit sind alle Schritte durch definierte Prozesse und SLAs abgesichert. So entfallen für das interne IT-Team aufwendige Koordinationsaufgaben mit Fachbereich Einkauf und HR sowie Administrationsaufwände. Gleichzeitig ist eine transparente Dokumentation aller IT-Assets gewährleistet.
Device as a Service trägt in mehrfacher Hinsicht dazu bei, die Gesamtbetriebskosten Ihrer IT nachhaltig zu reduzieren und gleichzeitig betriebliche Effizienz und Agilität zu steigern:
Anstatt einmaliger Anschaffungskosten für Hardware zu budgetieren, profitieren Unternehmen von gleichbleibenden monatlichen Raten. Diese Abonnementstruktur erlaubt eine exakte Budgetplanung, ohne überraschende Einmalkosten, indem Investitionskosten in laufende Kosten umgewandelt werden. Langfristig führt diese Umstellung zu mehr finanzieller Handlungsfreiheit, da frei werdende Mittel in strategische Digitalisierungsinitiativen fließen können.
Ein zentrales Device Management für alle Geräte wie Smartphones, Tablets oder Laptops ermöglicht eine maximal automatisierte Verwaltung. Beispielsweise lassen sich Softwareupdates einfach auf allen Geräten bereitstellen: Anwendungen werden automatisch installiert und Profile synchronisiert, sodass Anwender nahtlos weiterarbeiten können. Mit eingeschlossenen Support-Leistungen entlastet DaaS Ihr internes IT-Team maßgeblich. Von Helpdesk über Vor-Ort-Einsätze bis hin zu Reparaturen: Externe Dienstleister übernehmen Wartung, Fehlerdiagnose und Instandsetzung. Die Folge sind weniger Personalkosten für Support-Tasks, kürzere Reaktionszeiten und geringere Ausfallkosten, da Ersatzgeräte oft binnen 24 Stunden bereitgestellt werden.
Unternehmen unterliegen oft saisonalen oder projektbezogenen Schwankungen im Gerätebedarf. Klassische Beschaffungsprozesse sind darauf nicht ausgelegt und verursachen Verzögerungen in der Gerätebeschaffung. DaaS-Modelle hingegen bieten die Möglichkeit, Gerätelieferungen und Vertragslaufzeiten flexibel anzupassen. Bei erhöhtem Bedarf lassen sich zusätzliche Endgeräte kurzfristig bestellen, ohne neue Rahmenverträge verhandeln zu müssen. Umgekehrt lassen sich nicht mehr benötigte Geräte unkompliziert zurückgeben.
Durch die Kombination aus planbaren Kosten, effizientem Lifecycle-Management, integriertem Support und flexiblen Vertragsmodellen sinken die Gesamtkosten über den Geräte-Lebenszyklus deutlich. Zusätzlich trägt die Verlagerung von administrativen Aufgaben an spezialisierte Dienstleister dazu bei, Prozesskosten zu senken und die interne IT auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Dieser ganzheitliche Ansatz macht DaaS zu einem effektiven Instrument, um IT-Budgets nachhaltig zu entlasten.
Am Beispiel eines Unternehmens mit 1.000 Windows-Geräten lässt sich das Einsparpotenzial von Device as a Service deutlich machen:
Mit 48 € pro Gerät und Monat inklusive Einrichtung, Support, Sicherheitsmanagement, Gerätetausch und Rückgabe ergibt sich bei 1.000 Geräten eine Einsparung von rund 1.357.000 € für 3 Jahre.
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Neben der direkten Kosteneinsparung bietet Device as a Service Unternehmen noch zahlreiche weitere Vorteile, die den digitalen Arbeitsplatz nachhaltig verbessern und zukunftssicher machen.
IT-Security Grundschutz:
Moderne DaaS-Konzepte integrieren bereits Sicherheitsmechanismen wie automatisierte Updates, zentralisierte Patch-Verwaltung und Endpoint-Schutz direkt in das Servicepaket. So wird sichergestellt, dass alle Geräte stets auf dem neuesten Stand sind und Sicherheitslücken schnell geschlossen werden. Darüber hinaus erleichtert DaaS die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Datenschutzrichtlinien durch transparente Dokumentation und kontrollierte Zugriffsrechte. Aber Achtung: Umfangreiche Sicherheitsfunktionen gehören nicht bei jedem DaaS-Anbieter zum Standard. Es lohnt sich, bei der Wahl des Anbieters gezielt auf integrierte Security Services zu achten.
Optimierte User Experience:
Mitarbeiter können innerhalb eines Online-Shops ihre Wunschgeräte aus einem vordefinierten Pool auswählen. Diese werden bei Bedarf direkt ins Home Office geliefert. Gute DaaS-Dienstleister stellen Geräte für Unternehmen so bereit, dass sie vollständig konfiguriert und direkt einsatzbereit sind. Damit erleben Anwender einen reibungsloseren Start und weniger technische Probleme im Arbeitsalltag. Schnelle Ersatzlieferungen bei Defekten sowie ein zentral gesteuertes Gerätemanagement minimieren Ausfallzeiten und Frust, was die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden deutlich erhöht.
Nachhaltigkeit:
Nicht zuletzt spielt Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle in vielen Unternehmen. Optimierte IT-Ausgaben gehen zumeist Hand in Hand mit reduzierter Ressourcennutzung und einem geringeren ökologischen Fußabdruck. Wer seine IT-Infrastruktur schlank und modern hält, profitiert von energieeffizienten Prozessen und trägt aktiv zu unternehmensweiten Nachhaltigkeitszielen bei. Device as a Service spart CO2-Emissionen, manuelle Tätigkeiten und nicht genutzte IT-Geräte ein.
Diese ergänzenden Vorteile machen Device as a Service zu einem ganzheitlichen Konzept, das weit über reine Kosteneinsparungen hinausgeht und den digitalen Arbeitsplatz fit für die Zukunft macht.
Device as a Service ist ein Ansatz, um Ihre IT Kosten zu senken, Budgets planbar zu gestalten und gleichzeitig Ihren digitalen Arbeitsplatz zukunftssicher auszurichten. Durch planbare Abonnements, integriertes Lifecycle-Management und schnellen Support minimieren Sie unvorhergesehene Aufwände und gewinnen dabei Zeit für Ihre Wertschöpfung.
Sebastian Eberle ist seit 2023 General Manager bei ADLON. Zuvor verantwortete er bereits 10 Jahre als Chief Technology Officer den Bereich Service und gestaltete als Senior Consultant mit Schwerpunkt auf Technologie-Beratung und Cloud den digitalen Arbeitsplatz seiner Kunden.
