Onboarding Prozess: Digitales Onboarding von Mitarbeitern

Die exogenen Einflüsse der letzten Jahre haben der Digitalisierung und Flexibilisierung des Arbeitens neuen Schwung gegeben. Unternehmen, die mobiles Arbeiten, Home-Office und Flexzeit aufwarten können, sind im War for Talents eindeutig im Vorteil. Dieses verteilte und mobile Arbeiten bedingt aber auch eine neue Denke im Onboarding Prozess. Denn die Einführung und Integration neuer Mitarbeiter muss immer häufiger remote erfolgen. Damit ist eine hybride Aufstellung des digitalen Onboardings unabdingbar. Nur so kann der Arbeitsalltag aufrecht erhalten werden und neue Mitarbeiter können effizient und ohne Reibungsverluste ihren neuen Job antreten.

ADLON Impuls Revolution Im Onboarding

(R)evolution im Onboarding

Der einzige Ansatz zur Automatisierung und digitalen Fusion aller Tasks

Kaum ein Prozess im HR hat eine so große Wirkung auf die Workplace Experience wie der Onboarding Prozess. Denn das Onboarding betrifft nicht nur den neuen Mitarbeiter. Vielmehr sind im Prozess die unterschiedlichsten Fachbereiche involviert – von HR über IT bis hin zur jeweiligen Abteilung. Im Vortrag zeigen wir Ihnen, wie der Onboarding Prozess pragmatisch und gleichzeitig mit hoher Experience digitalisiert und automatisiert werden kann. Workplace Experience garantiert!

Wie ist die Ausgangssituation?

Oftmals gibt es für das Onboarding neuer Mitarbeiter eine Checkliste (Word/Excel) mit zu erledigenden Aufgaben, welche dann durch die Abteilungen gereicht und zum Aufgabentracking verwendet wird. Dieser Prozess ist fehleranfällig, da das Dokument häufig nicht gepflegt wird und nicht klar ist, wer den aktuellen Dokumentenstatus hat. Auch führt das eigene Tagesgeschäft dazu, dass die zusätzlichen Onboarding-Aufgaben liegen bleiben oder zu einer zusätzlichen Arbeitsbelastung beitragen.
Im IT-Support muss der Benutzeraccount manuell angelegt werden, was durch Eingabe- und Abstimmungsfehler häufig zu Nacharbeiten führt.

Wer profitiert von einem digitalen Onboarding?

Von der IT-Lösung für digitales Onboarding profitieren alle Mitwirkenden im Onboarding Prozess, vor allem die Abteilung HR und der IT-Support durch die bessere Transparenz und den reduzierten manuellen Aufwand.

Neue Mitarbeiter profitieren von einem professionellen Onboarding, da sie

  • schnell produktiv mitarbeiten können
  • sich willkommen und angekommen fühlen
  • eine smarte Workplace Experience erleben
  • die Firma als attraktiven digitalen Arbeitgeber wahrnehmen

Typische Anforderungen an digitales Onboarding

Im Onboarding Prozess ist vor allem Geschwindigkeit und Effizienz gefragt. Neue Mitarbeiter müssen zu Arbeitsbeginn alle notwendigen Arbeitsmittel erhalten. Von den Aufgaben im Onboarding sollte die Wertschöpfung des Unternehmens geringstmöglich beeinträchtigt werden. Daher macht es Sinn, diese Aufgaben weitestgehend zu automatisieren.

Anforderungen sind:

  • Fachliche Integration: faktisches Wissen im neuen Arbeitsbereich
  • Soziale Integration: soziale Umfeld, Hierarchien und Kultur
  • Wertorientierte Integration: Werte, Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie
  • Digitale Integration: technisches Grundverständnis rund um den digitalen Arbeitsplatz
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Remote Onboarding

Remote Onboarding oder virtuelles Onboarding folgt denselben Grundsätzen, wie ein Onboarding vor Ort. Allerdings spielt die Arbeitsplatzausstattung und -inbetriebnahme eine größere Rolle. Unternehmen sprechen davon, dass die Integration erheblich erschwert wird. Denn Teamaktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen sind nur virtuell durchführbar. Sollten Mitarbeiter remote eingearbeitet werden, empfehlen wir, den Onboarding Prozess gleich hybride aufzusetzen. Das bedeutet, unabhängig vom Arbeitsort. Dann sind Sie gewappnet für jedes Arbeitsmodell.

Die Lösung: Digitales Onboarding von ADLON

Mit der Plug & Play-Lösung „Digitaler Onboarding Prozess“ kann mit Microsoft-Bordmitteln das Onboarding neuer Mitarbeiter smart und effizient gestaltet werden.
Es ist keine zusätzliche Software notwendig und viele Unternehmen haben bereits die Microsoft 365 Lizenzen im Haus. Die ADLON IT-Lösung besteht aus:

  • einem erprobten Prozess für das Onboarding und Offboarding,
  • der fertigen technischen Lösung mit Microsoft 365,
  • Vorlagen für Texte, Checklisten, Workflows, uvm.
  • Know-how und Beratung als Brückenschlag zwischen IT und Business

 

Der Digitale Onboarding-Prozess unterstützt das:

  • Organisatorische Onboarding: mit Prozessschritten zur Arbeitsplatzausstattung und Arbeitskleidung, mit Tasks zur Personalerfassung und Flows zur internen Kommunikation
  • Technische Onboarding: mit Prozessschritten zur User-Anlage, Rechten/Rollen und Zugangsinformationen

HR & IT-Prozesse im digitalen Onboarding als Sinneinheit digitalisieren

Der digitale Onboarding Prozess in Kombination mit Device as a Service revolutioniert die Arbeitsplatzbereitstellung und -verwaltung von der Einstellung bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Digitales Onboarding in der Live-Anwendung

Der Onboarding Prozess reduziert Komplexität, sorgt für Entlastung bei allen Fachabteilungen und schafft eine hohe Workplace Experience. Im Online-Demo-Termin stellen wir Ihnen unsere Plug & Play-Lösung zum Mitarbeiter Onboarding vor – und zeigen, wie damit das Onboarding innerhalb des M365-Ökosystems ganz einfach gestaltet werden kann.

ADLON Demo Mitarbeiter Onboarding

Unser Vorgehen für digitales Onboarding

Die IT-Lösung „Digitaler Onboarding Prozess“ wird mit Ihnen besprochen, die Rahmenparameter festgehalten und in den Standard-Prozess integriert. Anschließend wird der Prozess im Tenant des Unternehmens installiert und mit den entsprechenden Einstellungen versehen. Nach der Umsetzung erfolgt ein Probelauf des digitalisierten Prozesses und es werden ggf. noch neue Anforderungen und Verbesserungsvorschläge integriert. Danach wird der Prozess live in Betrieb genommen und mit verschiedenen Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerfälle getrackt, um so auch in Zukunft einen optimalen Prozessdurchlauf zu gewährleisten.

Projektmanagement

Präferiert wird eine agile Vorgehensweise, da sich die Anforderungen im Projekt ändern und Ideen entstehen können. Und unserer Meinung nach auch dürfen.
Das spart viel Zeit und schafft schnell einen Prototypen für die Beteiligten. Voraussetzung ist eine partnerschaftliche Ebene, auf der Ideen und Verbesserungen diskutiert und eingebracht werden können.

Projektmarketing

Wir empfehlen das Projekt und das Ergebnis aktiv und kontinuierlich zu kommunizieren. Das Schwungrad, das hierdurch entsteht, leistet einen wichtigen Beitrag bei der digitalen Transformation in Ihrem Hause. Es wirkt ansteckend und für die Beteiligten honorierend. Projektmarketing schafft Transparenz sowie Motivation und trägt so zum Projekterfolg bei.

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Mehr als Plug & Play?

Neben der rein technischen Implementierung (Plug & Play) kann auch der gesamte Prozess von ADLON begleitet werden. So erhalten Sie in einem umfangreicheren Projekt neben der Umsetzung der IT-Lösung ebenso auch eine ganzheitliche Beratung sowie anschließenden Betrieb & Support. Kommen Sie gerne auf uns zu!

Kostenlose Ressourcen für die Themen digitales Onboarding und digitales Arbeiten

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Tel.: +49 751 7607-794
Mail: Tanja.Loos@adlon.de