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Willkommen an Bord: Digitales Onboarding in Unternehmen

Die Corona-Krise hat gezeigt: Unternehmen, die Home-Office Arbeitsplätze anbieten können, sind im Vorteil. Dazu gehört es, auch die Einführung und Integration neuer Mitarbeiter digital sicherzustellen. So kann der Arbeitsalltag aufrecht erhalten werden und neue Mitarbeiter können effizient und ohne Reibungsverluste ihren neuen Job antreten.

Download: Checkliste Remote Onboarding

Auch aus der Ferne gelingt ein guter Start am Arbeitsplatz

Sie erhalten einen Überblick über alle relevanten Fragen und Themen, die beim Remote Onboarding beachtet werden sollen.
Vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Arbeitstag, in der ersten Arbeitswoche, nach der ersten Arbeitswoche.

Der digitale Onboardingprozess

Ganzheitlich betrachtet, beginnt der Onboarding Prozess in Unternehmen bereits vor dem ersten Tag und gliedert sich in die folgenden 3 Phasen:

  • Pre-boarding
  • Orientierung
  • Einarbeitung und Integration

Die HR-Abteilung ist hauptverantwortlich für das professionelle Onboarding in Unternehmen. Hier werden die Abläufe, Tasks und Termine gesteuert und geplant. Wichtige Informationen und ToDos werden an die relevanten Verantwortlichen verteilt. Die Personalabteilung ist zudem Kommunikationsschnittstelle zwischen neuem Mitarbeiter und Unternehmen.

Viele dieser Abläufe sind regelmäßig wiederkehrende Standardaufgaben. Die perfekte Basis, um eine Arbeitserleichterung durch Digitalisierung und Automatisierung zu schaffen!

Automatisierte Workflows
Beispielsweise schaffen die Terminkoordination mit Mitarbeitern anderer Abteilungen oder automatische Status- und Erinnerungsemails eine enorme Arbeitserleichterung.
So sind alle rechtzeitig eingebunden und Sie behalten stets den Überblick über den Status des Onboardingprozesses.

Digitale Checklisten
Mit Hilfe von Checklisten können Sie innerhalb Ihres Workflows die Qualität der einzelnen Schritte überwachen. Zusätzlich geben Sie Ihren Kollegen einen Leitfaden und eine Gedankenstütze an die Hand. Von der Ausstattung des Arbeitsplatzes, Teamwear oder Inhalte von Gesprächen, können Sie die Arbeitsweise strukturieren und Ihre Checklisten immer wieder verwenden oder anpassen.

Digitale Personalakte
Besonders smart wird der Onboarding-Prozess, wenn die Mitarbeiterdaten auch digital bearbeitet und abgelegt werden können.
Die digitale Personalakte ermöglicht es, alle relevanten Mitarbeiterdaten zentral zu pflegen. So stellen Sie sicher, dass der Onboardingprozess an weitere mitarbeiterrelevante Prozesse andockt und Sie Synergien schaffen. Durch die digitale Erfassung der Qualifikationen eines neuen Mitarbeiters beim Bewerbungseingang werden dann passgenaue Weiterbildungsmaßnahmen im Talentmanagement entwickelt und dem neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag zur Verfügung gestellt. Mehr zur digitalen Personalakte finden Sie hier.

Digitales Personalmanagment: vom digitalen Onboarding bis zur Personalakte

 

Was sollte Bestandteil Ihres digitalen Onboardings sein?

  • Digitales Unternehmensportrait, um das Unternehmen besser kennenzulernen
  • e-Learning für digitale Lernangebote und Weiterbildungen
  • Social Enterprise Plattform zum sozialen Austausch und Interaktion mit neuen Kollegen
  • Digitale Formulare wie Urlaub, Krankmeldungen, Softwareanträge etc.
  • Digitales Ideenmanagement zur Eingabe von neuen Ideen
  • Digitales Feedback für Verbesserungen und Wünsche

Vorteil digitales Onboarding

Die Digitalisierung von Standardprozessen bringt nicht nur eine Vereinfachung und Effizienz mit sich. Sie ermöglicht auch neue Chancen für die Unternehmenskultur:

  • Mobilität und Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeiter der HR-Abteilung
  • Reibungslose Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen
  • Einheitliche Kommunikation mit neuen Mitarbeitern über alle digitalen Kanäle hinweg
  • Gewöhnung Ihrer Mitarbeiter an unternehmensweite digitale Tools bereits während der Einführungsphase
  • Interaktiver Dialog mit neuen Mitarbeitern
  • Sicherstellung der Identifikation mit Ihrem Unternehmen
  • Wertschätzung für den neuen Mitarbeiter
  • Kompakte Wissensvermittlung (bspw. Mitarbeiterbelehrung, Mitarbeiter-ABC etc.)
  • Unsicherheiten abfangen
  • Stärkung der digitalen Arbeitgebermarke

Tipps für Ihr digitales Onboarding

  • Führen Sie während des Einarbeitungsprozesses persönliche Gespräche  über Video-Konferenz, um nah am neuen Mitarbeiter dran zu sein und so auch Firmenkultur und Werte zu vermitteln
  • Setzen Sie klare Erwartungen und Ziele, um einen Rahmen zu schaffen, in dem Ihr neuer Mitarbeiter agieren und handeln kann
  • Socializing im virtuellen Team durch Online-Kaffeepausen und kurze Abstimmungen, um ein Teamgefühl zu schaffen
  • Nutzen Sie regelmäßiges Feedback, um ein Gefühl für Leistung und Erwartung zu geben

Tools für digitales Onboarding: Microsoft als Nischen-Anbieter

Viele Unternehmen setzen beim digitalen Onboarding auf eine Kombination aus kostenlosen Programmen wie Trello, Gsuite und Slack. Aber auch fertige Komplettlösungen tummeln sich am Markt.
Viele vergessen: Die meisten Tools sind schon im Haus. Microsoft als Marktführer im Business-Bereich stellt bereits alle nötigen Anwendungen zur Verfügung. Nun gilt es für viele Personalabteilungen diese Tools intelligent miteinander zu verknüpfen, um ihren analogen Onboardingprozess digital abzubilden.
Wir helfen Ihnen dabei. Sprechen Sie uns an.

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