Digitale Personalakte: Personaldaten smart und sicher verwaltet

In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten brauchen Personalverantwortliche einen smarten und sicheren Aufbewahrungsort für Personaldaten. Da scheint es nur sinnvoll, Ordner und Hängeregister mit Mitarbeiterdaten in ein digitales Format zu packen. Die digitale Personalakte ist die Lösung. Es muss jedoch nicht immer gleich eine teure Branchensoftware sein.

Demo zur digitalen Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können Mitarbeiter- und Bewerberdaten smart, pragmatisch und schlank verwaltet werden. Überzeugen Sie sich selbst in unserer kostenlosen, halbstündigen Online-Demo!

ADLON Digitale Personalakte

Was ist die Lösung?

Die „Digitale Personalakte“ von ADLON ist eine App aus Microsoft 365 Bordmitteln. Die App unterstützt smart die Aufbewahrung der Personaldaten und somit den einfachen Zugriff. Die einheitliche Aktenführung führt zu mehr Transparenz und Informationsaktualität.

  • Einfacher Zugriff auf die Personaldaten – standort- und zeitunabhängig.
  • Einheitliche Aktenführung – transparent und aktuell.
  • Bessere Datensicherheit – DSGVO-konform.
  • Schnellerer HR-Service – zufriedene Mitarbeiter.

Die digitale Personalakte ist eine App, die mit den IT-Lösungen „Bewerbermanagement“ und „Digitaler Onboarding-Prozess“ von ADLON kombiniert werden kann. Die Module ermöglichen es HR-Abteilungen, ihre Prozesse individuell abzubilden und in den digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 zu integrieren.

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Online-Demo zur digitalen Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können Mitarbeiter- und Bewerberdaten smart, pragmatisch und schlank verwaltet werden. Überzeugen Sie sich selbst in unserer kostenlosen, halbstündigen Online-Demo!

Die große Software-Falle

Was ein HR-Tool wirklich leisten sollte

Am Markt gibt es zur Digitalisierung des Personalbereichs eine beinahe unendlich erscheinende Menge an Anbietern. Wir zeigen Ihnen, was ein HR-Tool wirklich leisten sollte – und wie Sie die große Software-Falle umgehen können.

ADLON Vorschaubild Die Grosse Softwarefalle

Typische Anforderungen an die digitale Personalakte

  • Zentrale Datenerfassung
  • Keine teuren zusätzlichen Lizenzen
  • Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365)
  • Datenschutzkonform (Berechtigung/Zugriff) und hinterlegtes Löschkonzept
  • Zentrale Speicherung der Daten, um Löschfristen einhalten zu können
  • Einfache Suche bzw. Selektion möglich
  • Smarte Erinnerungen und Aufgabenunterstützung
  • Schnittstellen zu Drittanbieter-Tools möglich
  • Kombinierbar mit weiteren IT-Lösungen wie dem Bewerbermanagement oder dem digitalen Onboarding Prozess

Lizenzen:

  • mind. M365 Basic für die User
  • 1x Power Automate per User

Wer profitiert von einer digitalen Personalakte?

  • Recruiter und Verantwortliche aus HR, Fachbereich und Geschäftsführung. KMU.
  • Unternehmen, die keine Lösung für eine digitale Personalakte haben.
  • Unternehmen, die ihre teure Softwarelösung durch ein einfaches Tool austauschen möchten.
Vorteile Digitale Personalakte

Wie gehen wir vor? Wie gestaltet sich die IT-Lösung?

ADLON bietet eine fertige Power App an, die einfach in Ihrem Tenant implementiert werden kann. Dazu erfolgt ein Vorabgespräch zur Klärung der Rahmenparameter wie Lizenzen, Zugänge und Berechtigungen. Auch die Anpassung auf das Corporate Design des Kunden. Nach der Installation der digitalen Personalakte erfolgt die Übergabe/Einweisung in die Handhabung.

Projektmanagement
Im Festpreis ist eine Projektmanagementpauschale inkludiert. Sie gewährleistet einen reibungslosen Ablauf.

Digitales Personalmanagement: vom digitalen Onboarding bis zur digitalen Personalakte

FAQ zur digitalen Personalakte

Wie sieht die Umsetzung technisch und prozessual aus?

Siehe Vorgehen oben.
Die App wird in Ihrem M365 Tenant bereitgestellt. Dazu integrieren wir die App und die benötigen Flows. Außerdem werden die Mitarbeiter auf ihre jeweiligen Rollen berechtigt.

Welche Services aus dem ADLON Portfolio passen zu diesem Case?

Für welche Kunden haben wir das gemacht?

  • Haas Galabau
  • Garten Brauers
  • Hilgenhaus Grünbau
  • ADLON

Was sind die Technologien, die zum Einsatz kommen?

Microsoft Power Platform mit:

  • Power App
  • Power Automate
  • SharePoint
  • Outlook
  • Forms
T

Mehr als Plug & Play?

Neben der rein technischen Implementierung (Plug & Play) kann auch der gesamte Prozess von ADLON begleitet werden. So erhalten Sie in einem umfangreicheren Projekt neben der Umsetzung der IT-Lösung ebenso auch eine ganzheitliche Beratung sowie anschließenden Betrieb & Support. Kommen Sie gerne auf uns zu!

Kostenlose Ressourcen zu den Themen digitale Personalakte und digitales HR Management

ADLON Vorschaubild Digitalisierung HR 6 Handlungsfelder Pragmatisch Schritt Fuer Schritt
So digitalisieren Sie Ihre HR

Welche Bausteine gibt es bei der HR-Digitalisierung?
Welche Vorgehensweise zur Digitalisierung ist sinnvoll?
Wie gelingt eine pragmatische Digitalisierung der Personalabteilung?

ADLON Vorschaubild Die Grosse Softwarefalle
Die große Software-Falle

Welche Grundsatzentscheidung steht hinter der Tool-Auswahl?
Welche Themen gilt es bei der Tool-Auswahl zu berücksichtigen?

Wir beantworten die Frage nach der richtigen HR-Lösung.

Das große Intranet-Missverständnis

Bei der Entscheidung für ein neues Intranet spielen Fragestellung wie “Welche Aufgabe übernimmt ein Collaboration-Tool?”, “Was brauchen Mitarbeiter wirklich?” oder “Gibt es eine Gesamtlösung dafür?”
Diese Fragen fußen auf einer veralteten Sichtweise und einem großen Missverständnis.
Welches das ist, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

ADLON Vorschaubild Success Story Digitales Personalmanagement Haas Galanet
Referenz digitales Personalmanagement

Durch die Umsetzung verschiedener digitaler Lösungen für das Bewerbermanagement, die Personalakte, Mitarbeiterbeurteilungen und Entwicklungsgespräche schreitet Haas Galabau in Sachen Digitalisierung
der HR innovativ voran.

ADLON Vorschaubild Success Story Digitaler Onboarding Prozess DRK
Referenz Digitaler Onboarding Prozess

Im Bereich des Personalmanagements bei DRK wurden Potentiale identifiziert, von denen im ersten Schritt der Bereich des Mitarbeiter-Onboardings bestmöglich automatisiert werden soll. Ziel ist es, den Prozess technisch neu zu gestalten und dabei die Prozessschritte nach Möglichkeit zu vereinfachen.

Referenz Bewerbermanagement

„Eine zentrale, smarte und sichere Verwaltung aller Bewerberdaten.“ lautete das Motto des Projekts bei Max Müller.
Dazu gehört die Einführung eines einheitlichen Prozesses, die Anbindung an
die Homepage-Bewerbungsformulare, die Einhaltung der Informationssicherheit nach DSGVO und ein Know-how-Transfer zur hauseigenen IT.

Checkliste Digitalisierungsansätze für das HR

Wie wäre es, wenn Sie viele Ihrer Aufgaben im Personal einfach automatisieren könnten? Mit dem Ergebnis, dass Sie deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen haben. Mit welchen Aufgaben und Tätigkeiten würden Sie starten?

Checkliste: Remote Onboarding

In unserer kostenlosen Checkliste adressieren wir Fragen und Themen, die beim Remote Onboarding beachtet werden sollten: Vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Arbeitstag, in der ersten Arbeitswoche, nach der ersten Arbeitswoche.

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Kontakt

Sind Sie am Thema digitale Personalakte interessiert?
Melden Sie sich direkt zu einem Gespräch oder buchen Sie sich einen kostenlosen halbstündigen Online-Demo-Termin.

Tel.: +49 751 7607-794
Mail: Tanja.Loos@adlon.de