Digitale Personalakte: von der Bewerbung bis zur regelmäßigen Bewertung des Mitarbeiters
Innerhalb einer Personalakte werden alle Daten und Unterlagen eines Mitarbeiters aufbewahrt, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. Die digitale Personalakte stellt das elektronische Pendant dar: Die Mitarbeiterunterlagen und – daten werden elektronisch erfasst, verwaltet und gepflegt.
Prinzipiell entscheidet jeder Arbeitgeber selbst, welche Informationen er von seinen Mitarbeitern in einer digitalen Personalakte speichert. In den meisten Fällen werden unter Berücksichtigung des Datenschutzes folgende Informationen abgelegt:
- Personendaten: Allgemeine Angaben zur Person
- Verträge: Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag, Vertragsänderungen, Verträge zu gestellten Unternehmensgütern, Kündigung
- Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben, Personalbogen, Einstellungstest
- Steuerrelevante Unterlagen: Lohnsteuerkarte, Lohnsteuerbescheinigung, Nachweise
- Sozialversicherungsrelevante Unterlagen: Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger
- Entgelt: Lohn und Gehaltsabrechnungen, Sonderzahlungen, Vermögenswirksame Leistungen
- Zeiten: Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubstage, AU-Bescheinigungen
- Fort- und Weiterbildung: Bescheinigungen, Zertifikate
- Sonstiges: Bescheinigungen für Behörden, Reiseabrechnungen, Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter, Kopien Führerschein oder Schwerbehindertenausweis
Diese Kategorien stellten auch die Struktur dar. Zudem sollte pro Mitarbeiter eine eigene Akte angelegt werden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Die Zugriffsberechtigung ist bei personenbezogenen Daten besonders wichtig. Ein besonderer Augenmerk wird daher auf das Berechtigungskonzept gelegt.
Checkliste: Digitalisierungsansätze im HR
Neben der digitalen Personalakte gibt es noch viele weitere Prozesse und Tätigkeiten in Ihrer HR-Abteilung zu digitalisieren. In unserer übersichtlichen Checkliste zeigen wir Ihnen, welche das sind.
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Vorteile der digitalen Personalakte
Die Vorteile der elektronischen Mitarbeiterakte liegen auf der Hand:
- vorgegebene Prozesse einhalten, optimieren und verschlanken
- auf unnötiges Papier verzichten (Briefvorlagen werden z. B. automatisch ausgefüllt und zum Versand bereit gestellt)
- mobiles Arbeiten und dennoch Zugriff auf alle sensiblen Daten
- Bewerberdaten DSGVO-konform zur Verfügung stellen
- Übersicht bereitstellen, mit der die Geschäftsführung jederzeit die Personalakte oder den Bewerbungsstatus einsehen kann
- zentraler Mitarbeiter-Hub für Führungspersonal
- Personaldaten pragmatisch und schlank verwalten
- Erinnerung für Vorgesetzte über Mitarbeiter-Beurteilungen der Mitarbeiter, z. B. mittels automatisch versendeter Bewertungsbögen
Was darf nicht in einer Personalakte gespeichert werden?
Der Gesetzgeber gibt klar vor, welche Unterlagen NICHT in einer Mitarbeiterakte und damit auch in ihrer elektronischen Form gespeichert werden dürfen. Dazu zählen unter anderem:
- Ärztliche Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen
- Liste der Krankheitsgründe
- Social-Media Profile des Mitarbeiters
- Private Präferenzen des Arbeitnehmers
Digitale Personalakte und der Datenschutz
Personenbezogene Daten unterliegen nicht erst seit der neuen DSGVO einem besonderen Schutz.
Speichert man diese elektronisch, müssen vor allem bei der technischen Umsetzung einige zusätzliche Dinge beachtet werden.
Ein Unternehmen hat daher folgende Pflichten bei der Führung einer digitalen Personalakte:
- Sichere Aufbewahrung der Mitarbeiterakte durch Verschlüsselungstechnologien
- Restriktive Zugriffsberechtigung auf die Akten
- Keine Weitergabe an dritte Personen
- Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, die elektronischen Verarbeitung zu untersagen, seine Personalakte einzusehen oder eine Löschung zu verlangen
Binden Sie Ihre interne oder externe Rechtsabteilung/Datenschutzbeauftragten/-verantwortlichen daher frühzeitig ein.
An dieser Stelle ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Human Resources, Datenschutz und IT zwingend erforderlich. Die Gefahr ist ansonsten groß, dass wichtige Anforderungen zu spät oder nicht erkannt werden.
Digitales Personalmanagement: vom digitalen Onboarding bis zur digitalen Personalakte
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Einführung digitale Personalakte
Neben der engen interdisziplinären Zusammenarbeit ist die Technik eine wichtige Basis für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte.
Schritt 1: Gemeinsame Vision und Anforderungen definieren
Entwickeln Sie mit allen Projektbeteiligten eine gemeinsame Vision zum Projekt “Digitale Personalakte”. Wo geht die Reise hin und was wollen Sie als Team erreichen?
Schreiben Sie die Anforderungen aller Anspruchsgruppen auf. Wer benötigt was und warum?
Unter Umständen ist es auch sinnvoll, an diesem Punkt den bisherigen Prozess zu hinterfragen. Jetzt ist der Zeitpunkt, um nicht benötigten Dokumenten “Lebewohl” zu sagen und von altbekannten Arbeitsabläufen Abschied zu nehmen.
Schritt 2: Auswahl der Technik/Software
Auf Basis der zuvor entwickelten Vision und definierter Anforderungen sollte nun die Software ausgewählt werden. Der Markt an Personalmanagementtools ist groß. Von cloudbasierten Lösungen bis zu lokalen Serverinstallationen ist alles dabei. Die meisten Anbieter bieten vielfältige Funktionen an, die jedoch meist mit einem hohen Preis verbunden sind.
Hier ist es wichtig, eine informierte Abwägung zwischen Kosten, benötigten Funktionen, Umsetzbarkeit, Usability und Datenschutz zu treffen.
Achten Sie auch darauf, Ihre IT-Abteilung miteinzubeziehen. Die technische Lösung sollte auch in Ihre gegebene Infrastruktur passen, um Folgekosten gering und die Verwaltung für Ihr Unternehmen handhabbar zu halten.
Schritt 3: Umsetzung der Technik und Datenschutz
Nun ist Ihre IT gefragt, um die ausgewählte Software bereitzustellen und in die Infrastruktur einzubinden. Dabei spielen der sichere Zugang, das Benutzerkonzept sowie die Einbindung in die bestehende Infrastruktur eine wichtige Rolle, damit keine Schatten-IT in Ihrem Unternehmen entsteht.
Zudem muss die Datensicherheit und DSGVO-konforme Umsetzung Ihres Prozesses gewährleistet sein. Die DSGVO-konforme Dokumenten- und Datenverarbeitung ist essentiell für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer digitalen Personalakte.
Schritt 4: Digitalisierung der bestehenden Personalakten
Die Übernahme der bestehenden Daten in das neue System ist ein sehr zeitintensiver Schritt. Hierbei können Sie entweder intern Ressourcen zur Verfügung stellen oder einen externen Dienstleistern mit der Digitalisierung der Akten beauftragen.
Schritt 5: Go-Live
Feiern Sie Ihren Erfolg und den nächsten Schritt in Ihr digitales Personalmanagement.
Informieren Sie Ihre Kollegen und Mitstreiter mit einem professionellen Projektmarketing. So können Sie das Projekt begleiten und sorgen nicht erst zum Go-Live für Transparenz. Denn durch eine transparente Kommunikation schon während des Projekts schaffen Sie Akzeptanz bei Kollegen und der Geschäftsführung. Durch Ihre digitale Vorreiterrolle generieren Sie mit Sicherheit auch den einen oder anderen Nachahmer.
Schritt 6: Pflegen, verwalten, weiterentwickeln
Nun ist Ihre neue papierlose Personalakte fertig. Die Arbeit geht natürlich weiter. Durch den verschlankten Prozess und die mobile Zugriffsmöglichkeit sind Sie den nächsten Schritt für Ihren digitalen Arbeitsplatz gegangen. Sie können nun Ihre Mitarbeiterdaten digital pflegen und verwalten. Pluspunkt: Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe weiter zu modernisieren und zu optimieren und die Digitalisierung in der HR-Abteilung weiter voranzutreiben.
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