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Useranlage automatisieren: Verwaltung von Mitarbeiteraccounts mit Microsoft 365

Eine Routine-Aufgabe in der IT ist die Useranlage und -löschung. In vielen Fällen ist dies ein recht aufwändiger Prozess, der nur teil- oder gar nicht automatisiert ist. Dabei werden noch immer Word-Dokumente benutzt und die notwendigen Informationen so an den IT-Support übergeben.
Je größer das Unternehmen, desto häufiger werden neue User angelegt oder gelöscht und desto höhe wird der Aufwand: Mehr Personen sind beteiligt, mehr Software und Rechte stehen zur Verfügung, die Übersichtlichkeit nimmt ab.
Aufgrund der Medienbrüche und manuellen Tätigkeiten kommt es häufig zu Fehlern: Neuen Usern fehlen Berechtigungen oder aber veraltete User haben immer noch Zugriff auf Unternehmensressourcen.
Während dem Onboarding eines neuen Mitarbeiters kommt es so häufig zu Arbeitsverzögerungen, Unmut und Mehrarbeit für den betroffenen Fachbereich und die IT. Fehler im Offboarding stellen vor allem ein Sicherheitsrisiko für sensible Unternehmensdaten und einen Kostenpunkt für die Inanspruchnahme von bspw. Lizenzen dar.

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Wie Sie Potenziale durch die M365-Einführung in Ihrer IT heben

Die Aufgaben der IT sind so vielfältig wie nie. Sie digitalisieren Prozesse in den Fachbereichen und halten den Betrieb aufrecht.
In der Corona-Krise haben Sie Home-Office ermöglicht und oft in Rekordgeschwindigkeit Microsoft 365 eingeführt. Für viele IT-Mitarbeiter bedeutet das im ersten Schritt zusätzliche Aufgaben und zusätzliche Komplexität. Lesen Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, wie Sie und Ihre Kollegen in der IT durch einfache Automatisierungen effizienter werden und wieder mehr Zeit für neue Aufgaben gewinnen.

Die Lösung: die automatisierte Useranlage-/löschung mit Microsoft 365

Durch Automatisierung lassen sich diese Probleme pragmatisch und schnell beheben. Und das Beste: die meisten Unternehmen haben bereits alle Bausteine für einen automatisierten Prozess zur Verfügung.
Mit Microsoft 365 wird die Zusammenarbeit zwischen HR und IT einfach, smart und die Anforderungen beider Fachbereiche erfüllt:

  • Keine manuellen Eingriffe mehr in die Benutzeranlage
  • Strukturierte Anlage mit Definition aller notwendigen Berechtigungen
  • Transparenz über den Status der Bearbeitung
  • Klare Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt
  • Termingerechte und schnelle Erledigung und Bereitstellung des Mitarbeiterzugangs

Weitere Digitalisierungsansätze in der IT

Welche weiteren Möglichkeiten haben Sie, Ihre IT zu digitalisieren?
Einige Ideen haben wir in unserer kostenlosen Checkliste für Sie zusammengestellt.

Automatisierung der Useranlage: unser Vorgehen 

  1. Anlageprozess
    Zunächst sollten Sie Ihren Anlageprozess überprüfen und festlegen, welche Prozessbausteine notwendig sind und an welchen Stellen eine Optimierung vorgenommen werden sollte (Ist- und Soll-Definition).
  2. Programmierung
    Anhand der Soll-Definition wird nun ein Skript erstellt, welches die notwendigen Schnittstellen der Benutzersysteme wie Azure AD etc. und die Benutzerkonten anhand der vorgegebenen Stammdaten automatisch anlegt.
  3. On-/Offboarding
    Um das gesamte Potenzial auszuschöpfen, ist es ratsam, nun den ganzen On- bzw. Offboarding Prozess zu betrachten und die automatisierte Useranlage dort einzubauen. Siehe hierzu digitales On- und Offboarding

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Sie setzen bereits in Ihrem Unternehmen auf Microsoft 365?
Dann können wir direkt loslegen und die Useranlage automatisieren. So bekommt Ihr IT-Support wieder Freiräume für drängendere Aufgaben und Herausforderungen.

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