Digitales Management von Angebotsfreigaben | ADLON
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Digitales Management von Angebotsfreigaben: mit Genehmigungsvorlagen den Freigabeprozess smarter gestalten

Die Geschwindigkeit bei der Angebotsabgabe ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Nicht neu! Das wissen wir. Die Digitalisierung unterstützt dies mit Onlineshops und Angebotsprozessen auf Basis von fertigen Bausteinen. Gerade im Bereich von Dienstleistungskalkulationen bzw. Mischkalkulationen steckt in der Angebotserstellung jedoch noch immer viel Individualität und Komplexität. Unternehmen können hier aber durchaus die Zusammenarbeit an Angeboten intelligenter gestalten, indem gemeinsam an den Dokumenten gearbeitet wird (SharePoint). Zusätzlich kann der Prozess der Angebotsfreigabe smarter gestaltet werden: mit individualisierbaren Vorlagen Genehmigungsapp. Diese kann bequem in Teams eingebunden werden. Eine pragmatische Lösung aus Microsoft 365 Bordmitteln für mittelständische Unternehmen.

Digitales Projektmanagement

Wie Sie mit automatisierten Vertriebs-Prozessen durchstarten

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So wird nicht nur Ihr digitaler Ausschreibungsprozess transparenter, sondern Sie sorgen gleichzeitig auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter.

Wie ist die Ausgangssituation?

Von analogen Prozessen bis hin zu gar keinen Prozessen findet sich zum Thema Angebotsfreigaben eine breite Basis am Markt. Nimmt die Komplexität durch die Anzahl, Beteiligten und Geschwindigkeit zu, ist der Prozess nicht mehr manuell handhabbar. Und der Wunsch nach digitaler Unterstützung wächst.
Vereinzelt werden separate – und zumeist teure – Tools gekauft, um Angebote zu erstellen und freizugeben. Gerade bei mittelständischen Unternehmen mit komplexen Angeboten und mehrstufigen Freigaben unterstützt die Genehmigungs-App dort, wo nichts liegen bleiben darf – und bietet eine pragmatische und kostengünstige Alternative zu umfangreichen Branchentools.

    Typische Anforderungen an Angebotsfreigaben

    Ziel ist es, den Prozess der Angebotsfreigabe digital zu unterstützen. Dabei sind typische Anforderungen:

    • Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365)
    • Nutzung von einfachen Vorlagen
    • Abbildung des eigenen, schlanken Freigabe-Prozesses
    • Standardisierung im Freigabeprozess
    • Transparenz zum Status und Nachvollziehbarkeit
    • Logik für Vertretungsregelungen
    • Optional: Transparenz im Team und gegenüber verantwortlichen Stellen über Dashboards

    Digitalisierungsansätze im Vertrieb

    Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze und Ideen, wie Sie Ihre Vertriebsabteilung digitalisieren.

     

    Was ist die Lösung?

    Die Genehmigungs-App von Microsoft wird eingesetzt, um Freigabevorlagen zu hinterlegen. Der Vorteil: viele Unternehmen haben bereits die Lizenzen im Haus und können die Applikationen und Funktionen für den Freigabeprozess nutzen. ADLON nutzt diese Funktion, um den Anforderungen Ihrer Abläufe für eine smarte Angebotsfreigabe nachzukommen. Der Prozess ist damit maßgeschneidert und in den digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens eingebettet.

    Wer profitiert von der Lösung?

    Von den Vorlagen der Genehmigungsapp für Angebotsfreigaben profitieren die betroffenen Verantwortlichen aus Vertrieb, Service und Customer Care sowie das gesamte Unternehmen. Verantwortliche aus der Geschäftsführung und der kaufmännischen Leitung haben ein pragmatisches Vorgehen und hohe Transparenz bzw. Nachvollziehbarkeit.

    Wie gehen wir vor? Wie kommen wir mit unseren Kunden zu einer Lösung?

    Je nach digitalem Reifegrad empfehlen wir einen Innovation Discovery Workshop, um ein gemeinsames Grundverständnis zu schaffen und die Vision zu transportieren. Ziehen alle Beteiligten an einem Strang, wird die Erwartungshaltung abgefragt. Wichtig dabei ist, nicht alle Prozesse zu digitalisieren, damit sie digitalisiert sind, sondern zu definieren, welche Schritte durch die Digitalisierung sinnvoll automatisiert oder verändert werden können. Anschließend werden alle Schritte visualisiert und die Punkte markiert, die durch verschiedene Techniken digital unterstützt werden. Ergebnis dieser Analyse ist ein neuer Prozess, der nun umgesetzt werden kann.

    Ist der Reifegrad sehr hoch, steigen wir direkt in die Umsetzung ein, d.h. der bestehende Prozess wird mit dem idealtypischen Prozess abgeglichen, optimiert und visualisiert. Anschließend wird er umgesetzt. Die fertige App zur Freigabe von Angeboten inkl. der definierten Angebotsvorlagen wird als Genehmigungsapp ausgeliefert und kann in Teams als Schnellzugriff eingebunden werden.

     

    Projektmanagement

    Präferiert wird eine agile Vorgehensweise, da sich die Anforderungen im Projekt ändern und Ideen entstehen können – und auch dürfen.
    Das spart viel Zeit und schafft schnell einen Prototypen für die Beteiligten. Voraussetzung ist eine partnerschaftliche Ebene, auf der Ideen und Verbesserungen diskutiert und eingebracht werden können.

     

    Projektmarketing

    Wir empfehlen das Projekt und das Ergebnis aktiv und kontinuierlich zu kommunizieren. Das Schwungrad, das hierdurch entsteht, leistet einen wichtigen Beitrag bei der digitalen Transformation in Ihrem Hause. Es wirkt ansteckend und für die Beteiligten honorierend. Projektmarketing schafft Transparenz sowie Motivation und trägt so zum Projekterfolg bei.

    Vision für das Team
    Innovation Discovery Workshop
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    Analyse und Design des Prozesses
    Umsetzung neuer digitaler Prozesse
    Test und Rollout
    Managed Workplace

    Wie sieht die Umsetzung technisch und prozessual aus?

    Mit vorhandenen Lizenzen von Microsoft 365 kann die Entwicklung auf Basis von Microsoft Power Platform zusammen mit Teams, OneNote, Planner, Forms, Outlook, … erfolgen. Die starke Integration in Microsoft Teams ermöglicht eine smarte Abstimmung und Freigabe der Angebote gleichermaßen.

    Wovon profitieren unsere Kunden?

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    Einem digital gestützten Prozess und Wegfall vieler manueller Aufgaben

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    Einem smarten Standard für Genehmigungsprozesse mit definierten Zuständigkeiten

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    Transparenz im Team und gegenüber verantwortlichen Stellen

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    Umsetzung mit Genehmigungen, d.h. Approval Team-App des Office 365 Ökosystems

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    Einer Dokumentation nach ISO 27001

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    Unterstützung der Geschwindigkeit bei der Angebotsabgabe

    Hilfreiche Downloads rund um die Themen digitaler Vertrieb und Digital Workplace

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    Mail: Tanja.Loos@adlon.de