Ravensburg, im Dezember 2023 – In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten brauchen Personalverantwortliche einen smarten und sicheren Aufbewahrungsort für Personaldaten. Da scheint es nur sinnvoll, Ordner und Hängeregister mit Mitarbeiterdaten in ein digitales Format zu packen. Eine digitale Personalakte ist die Lösung. Es muss jedoch nicht immer gleich eine teure Branchensoftware sein.
Das IT-Beratungsunternehmen Adlon bietet mit der digitalen Personalakte eine pragmatische Alternative für klein- und mittelständische Unternehmen. Die App unterstützt die Aufbewahrung der Personaldaten und somit den einfachen Zugriff. Die einheitliche Aktenführung führt zu mehr Transparenz und Informationsaktualität.
Smarte IT-Lösungen zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen setzen sich auch am Microsoft 365-Arbeitsplatz weiter durch. Nicht ohne Grund: Lösen sie doch aktuelle Probleme wie fehlende Ressourcen und Kostendruck. Der modulare Baukasten der Plug & Play-Lösungen ermöglicht es, die digitale Personalakte mit weiteren Lösungen wie dem „Bewerbermanagement“ und „Digitalen Onboarding-Prozess“ zu kombinieren. Auch die Anbindung an ERP-Systeme ist durch vorhandene Schnittstellen sichergestellt.
Die App ist ein Technologie-Stack aus Microsoft PowerPlatform und im Tenant des Unternehmens eingebunden. Das Preismodell sieht einmalige Kosten vor statt CPU und Lizenzkosten. Entgegen anderer Software am Markt gibt es keine versteckten oder zusätzlichen Kosten für z. B. E-Mail-Automation oder Pay-per-Use. Die App kann über das Smartphone oder über den Desktop genutzt werden.
Die Bedienung ist intuitiv. Der einmal angelegt Mitarbeiter erhält einen Bereich mit seinen Daten, Beurteilungen und Arbeitsdokumenten. Hinterlegte Flows erinnern Vorgesetzte und HR über anstehende Aufgaben sowie Fristen und dokumentieren diese. Die App selbst stellt eine zentrale Übersicht aller Mitarbeitenden und Status-Daten Dokumente dar. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht es disziplinarischen Vorgesetzten die für sie freigegebenen Mitarbeiter zu beauskunften, während beispielsweise Geschäftsführende vollumfänglich Transparenz erhalten.
Interessant wird die App für klein- und mittelständische Unternehmen, die ihre Papierablage digitalisieren möchten. Dem Self-Service-Gedanken folgend pflegen Mitarbeitende Ihre Personaldaten selbst und können Dokumente hochladen. Das entlastet die HR Mitarbeitende und reduziert den Druck auf fehlende Ressourcen. Security und IT-Verantwortliche müssen keine zusätzliche Software verwalten, sichern und monitoren. Schulungen entfallen und die App ist als Service-Baustein im digitalen Arbeitsplatz wie Teams oder Intranet eingebunden.
„Datenpflege und Dokumentenablage sind wichtige, aber leidige Verwaltungsaufgaben und binden wertvolle Ressourcen bei HR-Verantwortlichen. So scheint es logisch ein Self-Service-Portal zu entwickeln, das Mitarbeitende selbst aktuell halten können. Darüber hinaus werden HR-Mitarbeitende und Vorgesetzte an anfallende Termine und Aufgaben erinnern, so dass in der Personalverwaltung von KMUs nichts durchrutscht. Wir können mit etwas Fantasie die App als digitalen Mitarbeiter verstehen. Das reduziert den Personaldruck und spart bares Geld.“ So Sebastian Eberle, General Manager des IT-Beratungsunternehmens Adlon.
Verfasser: Lorem Ipsum
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