Microsoft Teams strukturieren: IT-Governance für mehr Struktur und Übersichtlichkeit
Mittlerweile haben sich viele Firmen dazu entschieden, Microsoft Teams im Unternehmen einzuführen. Jedoch wird nach einigen Monaten das Chaos in vielen Unternehmen offensichtlich:
- unzählige Teams und Kanäle
- neue Dateistrukturen auf SharePoint Online, durch private Kanäle und zahllose Teams
- Einbindung externer Apps
- Datenablage-Chaos: Wann lege ich was wo ab?
- Unsicherheit in der Nutzung bei Mitarbeitern
Das Ergebnis: fehlende Transparenz und fehlerhafte Nutzung führt zu einer neuen Schatten-IT. Unzufriedenheit macht sich in der IT-Abteilung sowie im gesamten Unternehmen breit und die Beschwerden über das Tool häufen sich.
Und so wird Microsoft Teams schnell zur Belastung, anstatt die Zusammenarbeit in der Firma zu fördern und zu unterstützen.
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Wichtige Tipps und Tricks für Sie als IT-Verantwortlicher, um Ihre Mitarbeiter und Kollegen Dank einer durchdachten Einführung und Struktur zur optimalen Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen.
Leitplanken und Struktur: Microsoft Teams Governance
Wer sich für Microsoft Teams entscheidet, sollte auch an eine entsprechende IT-Governance denken. Sie sorgt dafür, dass das Collaboration-Tool von allen effizient genutzt wird. Governance-Richtlinien sorgen für Klarheit und Transparenz:
- geordnete und übersichtliche Datenablage
- Informationsverteilung und -beschaffung
- DSGVO-konforme Zugriffe
- richtige und effiziente Nutzung durch die User
Eine Governance für Microsoft Teams sollte Fragen beantworten, wie beispielsweise: Wer darf neue Teams erstellen? Wer externe Zugriffe vergeben? Wie können Organisationen Zugriff und Eigentümerschaft verwalten?
Aber Vorsicht: die Einschränkungen dürfen für die Mitarbeiter nicht zu stark sein. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die Richtlinien zu starr gefasst sind und die Akzeptanz des Tools bei Ihren Kollegen sinkt.
Digitale Besprechungskompetenz: 7 Tipps für den richtigen Umgang mit Microsoft Teams
9 Fragen, die Sie sich VOR einer Microsoft Teams Einführung stellen sollten
Das Aktivieren von Microsoft Teams ist verführerisch einfach.
Das Tool verspricht eine einzigartige Usability und ermöglicht jedem Anwender nach Belieben Teams anzulegen, zu ändern, zu löschen. Einfach oder? Oder doch nicht?
- Kommunikation
Welche Kommunikationsstruktur lebt Ihr Unternehmen? - Schulung
Wissen Ihre Mitarbeiter, wie Teams funktioniert, sind sie geschult? - Richtlinien
Sind Ihnen die Compliance-/Teams-Richtlinien bekannt? - Strukturen
Projektbereiche oder Dateiablage – gibt es eine Struktur? - Extern
Haben Sie externe Projektteilnehmer bei Ihren Projekten? - Berechtigungen
Darf jeder Teams und Channels anlegen? - Potenziale
Werden andere Unternehmensprozesse durch Teams beschleunigt oder sogar abgelöst? - Projekte
Existieren private bzw. nicht öffentliche Projektbereiche? - Onboarding
Haben Sie Ihre Mitarbeiter in die Teamseinführung miteinbezogen?
9 Gründe, warum Sie Teams nicht einfach einschalten sollten
Erfahren Sie ausführlicher, welche 9 Dinge Sie am besten vor der Einführung von Microsoft Teams beachten sollten.
Microsoft Teams Governance: Unser Vorgehen
- Migrationsplan
Sofern Sie bereits Microsoft Teams im Einsatz haben, analysieren wir die bestehende Teams-Umgebung und erstellen einen Migrationsplan, um die Teams-Struktur zu bereinigen. - Kodex
Danach erfragen wir die Wünsche der Interessensgruppen anhand eines strukturierten Fragebogens und erstellen daraus einen Kodex für Teams, der von allen Interessensgruppen getragen wird. - Regeln und Richtlinien
Auf Basis dessen leiten wir die Regeln und Richtlinien ab, die die Anforderungen technisch unterstützen. - Handlungsplan
Ein Handlungsplan gibt die weiteren Schritte der Migration zur neuen Teams-Struktur vor, der an die Mitarbeiter kommuniziert wird. Dieser umfasst die Punkte Schulung, Migration und Einführung von neuen Tools, wie z. B. den ADLON Teams Requester.
ADLON Teams Requester
Der ADLON Teams Requester ist eine App, die auf Basis von Microsoft Power Apps entwickelt wurde.
Mit Hilfe dieser einfach zu bedienenden App können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach neue Teams beantragen. Dabei wird der Mitarbeiter durch ein paar wenige Schritte geführt, die ihn dabei unterstützen, das für ihn richtige Teams zu beantragen. Er muss sich dabei beispielsweise keine Namenskonventionen merken, dies übernimmt die App automatisch.
Die Vorteile für die IT-Abteilung: Der Genehmigungsprozess wird vereinfacht, da das Teams per Klick auf “Genehmigen” automatisch mit allen Vorgaben (z. B. Benamung, interne/externe Mitglieder etc.) angelegt wird.
Dabei ist der Teams Requester auch flexibel an Ihre Anforderungen anpassbar, sowohl funktionell als auch an Ihr Corporate Design.
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Mail: Tanja.Loos@adlon.de