Microsoft Teams Einführung

In nahezu allen Unternehmensabteilungen spielt die digitale Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Essenzieller Bestandteil sind die Kollaborationstools. Das beste Beispiel, um die Möglichkeiten der modernen Zusammenarbeit zu unterstützen, stellt hierbei Microsoft Teams dar.
Durch die Vernetzung von Informationen und die Bereitstellung dieser werden dezentrale Teams möglich und der digitale Arbeitsplatz Realität. Mitarbeiter können problemlos auch aus dem Home-Office oder von unterwegs arbeiten.

Vorteile einer Microsoft Teams Einführung

Die Produktivität wird erhöht, da Teams Prozesse digital abbildet. Standardaufgaben können so automatisiert werden und die Fehleranfälligkeit sinkt.
Die Mitarbeiterbindung steigt, da neue Arbeitszeitmodelle im Home-Office möglich werden und Ihre Mitarbeiter so zeit- und ortsunabhängig arbeiten können.
Die Transparenz des Kommunikationsflusses und der Informationsverteilung in Ihrem Unternehmen wird erhöht. Der Informationsaustausch erfolgt weniger oft über Zuruf, sondern wird dokumentiert.
Die Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert und intelligent miteinander verknüpft. So werden Aufgaben digital erfasst, mit relevanten Dokumenten angereichert und an den entsprechenden Projektmitarbeiter zugewiesen.
Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Kunden wird deutlich erleichtert. So wird das Hin- und Herschicken von Dateien, das Zuweisen von Aufgaben oder Änderungen smart. Externe Gäste werden zu vollwertigen Teammitgliedern.
Der E-Mail-Verkehr wir drastisch reduziert. Durch kurze Kommunikationswege wie Chat oder Videotelefonie werden viele Mails überflüssig.
Die Krisensicherheit wird erhöht. Wenn Ihr Unternehmen nicht mehr an den physischen Standort gebunden ist, kann die Arbeit von überall erledigt werden.

Digitale Besprechungskompetenz: 7 Tipps

Smartes Teamwork mit Microsoft Teams

Der kostenlose Praxis-Guide für die Einführung von Microsoft Teams

In unserem kostenlosen Praxis-Guide erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams smart einführen und zum zentralen digitalen Tool in Ihrem Unternehmen machen.
Wichtige Tipps und Tricks, um Ihre Mitarbeiter und Kollegen Dank einer durchdachten Einführung und Struktur zur optimalen Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen.

Die fünf wichtigsten Fragen für eine Teams Einführung

1. Sind wir im Zeitplan?

Bei jedem gemeinschaftlichen Projekt gibt es eine Deadline. Es ist für den Projekterfolg entscheidend zu wissen, ob man sich noch im Zeitplan befindet – und wenn nicht, an welcher Stelle es hakt.

2. Hat jedes Teammitglied genug zu tun?

Bei der digitalen Zusammenarbeit bekommt jedes Teammitglied seine Aufgaben zugeteilt. Dabei ist es wichtig, dass alle zu jeder Zeit ausgelastet sind. Sollte man feststellen, dass es an einer Stelle Leerlauf gibt und an einer anderen Stelle Hilfe benötigt wird, sollte schnell reagiert werden.

3. Wissen alle, was zu tun ist?

Eine klare Aufgabendefinition und -verteilung ist für effiziente digitale Kollaboration besonders wichtig. Der Teamleiter sollte daher überprüfen, ob alle Teammitglieder ihre Aufgaben und den jeweiligen Zweck dahinter erkennen.

4. Findet jedes Teammitglied Gehör?

Bei der digitalen Zusammenarbeit ist die Kommunikation essentiell. Unabhängig von der Hierarchieebene sollten alle Teammitglieder Gehör finden. Teamleiter sollten dabei besonders auf den Austausch der Mitarbeiter achten, Ideen sammeln und für alle ein offenes Ohr haben. Der Kontakt geht sonst schnell verloren und damit auch der Überblick über den Projektstatus.

5. Unterstützt das Tool unsere Arbeitsweise?

Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter mit den Arbeitsabläufen zurechtkommen. Ist das nicht der Fall, sollte die Arbeitsweise angepasst werden.

Typische Anforderungen an eine Teams Einführung

Ziel ist es, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Information in Projekten digital zu unterstützen. Dabei sollten Sie auf folgende Punkte bei der Teams Einführung achten:

Abbildung eines eigenen, schlanken Projektprozesses
Manuelle Schritte automatisieren, wo es sinnvoll und notwendig ist
Informationssicherheit und Rechtemanagement
Schulung der beteiligten Mitarbeiter (ggf. Change Management)
Videotelefonie und Chat für Meetings und Abstimmungen

Mobiles Arbeiten an den Projekten (Zugriff auf Dokumente und Informationen)
Projektstrukturbaum, Gantt-Chart oder Kanban-Board
Aufgabenliste für die Projektbeteiligten und Übersicht für das gesamte Projekt (Deadline-Ampel)
Filesharing - auch mit Dienstleistern (zentrale Ablage, so dass die Daten im Haus bleiben)

Strukturieren Sie Ihre Umgebung bei der Microsoft Teams Einführung

Nach einer Microsoft Teams Einführung kann bereits nach kurzer Zeit Chaos auftreten. Etwa durch neue Dateistrukturen oder Wildwüchse in der Team- und Kanalerstellung.

Mit der Teams Requester App schaffen Sie Struktur und Klarheit in Ihrer Microsoft Teams Umgebung. Die App sorgt für:

die automatisierte Anlage und von Teams und Kanälen
die Verwaltung von Teams und Kanälen
die Vereinfachung des Genehmigungsprozesses von Teams und Kanälen
die Sicherstellung der Microsoft Teams Governance
uvm.

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