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Digitale Kollaboration: Dokumentenzugriff, Videotelefonie, Aufgabentracking und mehr

In nahezu allen Unternehmensabteilungen spielt die digitale Kollaboration eine wichtige Rolle. Essenzieller Bestandteil sind die Kollaborationstools. Beispiele wie Trello, Microsoft Teams oder Slack bieten viele Möglichkeiten, die digitalen Techniken der modernen Zusammenarbeit zu unterstützen.
Durch die Vernetzung von Information und die Bereitstellung dieser über digitale Plattformen werden dezentrale Teams möglich und der digitale Arbeitsplatz Realität. So können Ihre Mitarbeiter beispielsweise aus dem Home-Office oder von unterwegs arbeiten.

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Der kostenlose Praxis-Guide für die digitale Kollaboration

Wie Sie die digitale Kollaboration am digitalen Arbeitsplatz gestalten, erfahren Sie in unserem kostenlosen Praxis-Guide.
Erhalten Sie wichtige Tipps und Tricks, die Ihre Mitarbeiter und externen Dienstleister zu einem Team zusammenwachsen lassen. So werden Ihre Teams befähigt, effizient zeit- und ortsunabhängig miteinander zu arbeiten. Die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten wird gewährleistet und Ihre Unternehmenskultur beflügelt.

Vorteile digitaler Kollaboration: so fördert Software die digitale Zusammenarbeit

  • Die Produktivität wird erhöht, da Kollaborationstools es ermöglichen, Prozesse digital abzubilden. So können Standardaufgaben automatisiert werden und die Fehleranfälligkeit sinkt.
  • Die Mitarbeiterbindung steigt, da neue Arbeitszeitmodelle im Home-Office möglich werden und Ihre Mitarbeiter so zeit- und ortsunabhängig arbeiten können.
  • Die Transparenz des Kommunikationsflusses und der Informationsverteilung in Ihrem Unternehmen wird erhöht. Der Informationsaustausch erfolgt weniger oft über Zuruf, sondern wird dokumentiert.
  • Die Informationen werden an einem zentralen Ort gespeichert und intelligent miteinander verknüpft. So werden Aufgaben digital erfasst, mit relevanten Dokumenten angereichert und an den entsprechenden Projektmitarbeiter zugewiesen.
  • Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern oder Kunden wird deutlich erleichtert. War es früher mühsam und zeitintensiv, auch externe Projektbeteiligte auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam an Dateien zu arbeiten, ist es heute dank moderner Kollaborationstools einfach. So wird das Hin- und Herschicken von Dateien, das Zuweisen von Aufgaben oder Änderungen smart. Externe Gäste werden zu vollwertigen Teammitgliedern.
  • Der E-Mail-Verkehr wird drastisch reduziert. Durch kurze Kommunikationswege wie den Chat oder die Video-Telefonie werden viele E-Mails überflüssig. Smarte Verlinkungen zu relevanten Dokumenten sorgen für ein übersichtliches Arbeiten in Echtzeit.
  • Die Krisensicherheit wird erhöht. Wenn Ihr Unternehmen nicht mehr an den physischen Standort gebunden ist, kann die Arbeit von überall erledigt werden. So sorgen Sie Ausnahmesituationen wie der Corona-Krise vor und stellen sicher, dass Ihre Arbeit davon unbetroffen bleibt.

Digitale Zusammenarbeit: eine Definition

Die digitale Kollaboration beschreibt die Prozesse, die das Zusammenarbeiten von Teams durch Kollaborationstools ermöglichen. Dadurch können sich Teams aus unternehmensinternen und externen Mitglieder zusammenfinden und gemeinsam an Projekten arbeiten – und das zeit- und ortsunabhängig.

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Die fünf wichtigsten Fragen für die digitale Zusammenarbeit

Bei der Zusammenarbeit in digitalen Projektteams sollten Projekt-, Teamleiter und jedes Teammitglied folgende Fragen ständig überprüfen:

  1. Sind wir im Zeitplan?
    Bei jedem gemeinschaftlichen Projekt gibt es eine Deadline. Es ist für den Projekterfolg entscheidend, zu wissen, ob man sich noch im Zeitplan befindet – und wenn nicht, an welcher Stelle es hakt.
  2. Hat jedes Teammitglied genug zu tun?
    Bei der digitalen Zusammenarbeit bekommt jedes Teammitglied seine Aufgaben zugeteilt. Dabei ist es wichtig, dass alle zu jeder Zeit ausgelastet sind. Sollte man feststellen, dass es an einer Stelle Leerlauf gibt und an einer anderen Stelle Hilfe benötigt wird, sollte schnell reagiert werden.
  3. Wissen alle, was zu tun ist?
    Eine klare Aufgabendefinition und -verteilung ist für effiziente digitale Kollaboration besonders wichtig. Der Teamleiter sollte daher überprüfen, ob alle Teammitglieder ihre Aufgaben und den jeweiligen Zweck dahinter kennen.
  4. Findet jedes Teammitglied Gehör?
    Bei der digitalen Zusammenarbeit ist die Kommunikation essentiell. Unabhängig von der Hierarchieebene sollten alle Teammitglieder Gehör finden. Teamleiter sollten dabei besonders auf den Austausch der Mitarbeiter achten, Ideen sammeln und für alle ein offenes Ohr haben. Der Kontakt geht sonst schnell verloren und damit auch der Überblick über den Projektstatus.
  5. Unterstützt das Tool unsere Arbeitsweise?
    Wichtig dabei ist, dass alle Mitarbeiter mit den eingesetzten Tools und Arbeitsabläufen zurechtkommen. Ist das nicht der Fall, sollte entweder die Arbeitsweise oder das Tool angepasst werden.

Praxis-Beispiel: Zentraler Arbeits-Hub für das Vertriebsteam

Wie ist die Ausgangssituation?
Wer kennt das nicht: Man schaltet all morgentlich seinen Rechner an und öffnet erst einmal seine ganzen Programme, die man für sein Tagwerk benötigt. Zumeist hat man sich einen Schnellzugriff in die Taskleiste gehängt, um umständliches Suchen zu umgehen. Dennoch bleibt eines: Man springt zwischen seinen Anwendungen hin und her. Gut wäre ein zentraler Hub, von dem alle Anwendungen erreichbar sind und der auch bei Gerätewechsel auf Knopfdruck bereitgestellt würde. Gerade neuen Mitarbeitern erleichtert dies die Einarbeitungszeit und sorgt für einen barrierefreien digitalen Arbeitsplatz.

Was ist die Lösung?
Eine Lösung bietet das Ökosystem von Microsoft 365, denn viele Unternehmen haben bereits die Lizenzen im Haus und können diese auch für die Bereitstellung eines zentralen Arbeits-Hubs nutzen. Denn die Anforderung des Vertriebs nach einem zentralen Arbeits-Hub ist kein Einzelfall und Firmen können ganzheitlich – somit siloübergreifend – Arbeitsbereiche bereitstellen: Mit der Einführung von Microsoft Teams. Teams stellt nicht nur einen zentralen Hub dar, sondern ermöglicht es auch, mit SharePoint gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, zu chatten, zu videotelefonieren und sich zu organisieren. Via einfachen Konnektoren können in den Teams alle Anwendungen eingebunden werden, die man in diesem Team benötigt. ADLON schneidert eine individuelle Lösung mit den Anforderungen Ihrer Organisationsstruktur, Arbeitskultur und Compliance. Der Vorteil: Sie ist maßgeschneidert und in Ihre Gesamtstrategie des digitalen Arbeitsplatzes eingebettet.

Ihr Vorteile
Vom zentralen Arbeits-Hub profitiert nicht nur Ihr Vertriebsteam. Da es eine zentrale Rolle übernimmt und mit vielen Fachbereichen wie Marketing, Auftragsabwicklung, FiBu, F&E uvm. zusammenarbeitet, profitieren diese Fachbereiche ebenso: Eine transparente, mobile und sichere unternehmensweite Arbeitsumgebung für eine starke Vertriebsausrichtung.
Mit der Einführung und dem Management eines zentralen Arbeits-Hub profitieren Sie von:

  • Einem transparenten und firmenweit durchgängigen Arbeits-Hub
  • Mobilem Arbeiten und dennoch Zugriff auf alle sensiblen Kunden-Daten zu haben
  • Der Bereitstellung aller wichtigen Zugänge und Apps – und somit von einer Zeitersparnis im Onboarding
  • Der Förderung einer modernen Arbeitskultur und somit der Förderung des digitalen Wandels
  • Der Sicherung des produktiven Betriebs durch Managed Workplace Services wie Pflege und Weiterentwicklung

Mit der Einbettung in den digitalen Arbeitsplatz (Ökosystem von Microsoft 365) und dessen weiteren Funktionen und Features kann sich das Vertriebs-Team mit allen Fachbereichen austauschen, sind Kundentermine via remote möglich, können Auswertungen zu Leads und Verkaufschancen analysiert werden und vieles mehr.

ADLON Online-Veranstaltung: Collaboration

In unserer kostenlosen Online-Veranstaltung zum Thema Collaboration am 23. November 2021 zeigen wir Ihnen, welche Top Trends den Wandel am digitalen Arbeitsplatz beschleunigen und wie Sie mit Hilfe von Microsoft 365 damit umgehen können.

Typische Anforderung an Tools zur digitalen Kollaboration

Ziel ist es, die Zusammenarbeit, Kommunikation und Information in Projekten digital zu unterstützen. Dabei sollten Sie auf folgende Punkte bei der Auswahl und Einführung der Tools achten:

  • Abbildung des eigenen, schlanken Projektprozesses
  • Manuelle Schritte zu automatisieren, wo es sinnvoll und notwendig ist
  • Gute Usability (Design und Logik der Anwendung) im Vordergrund
  • Informationssicherheit und Rechtemanagement
  • Schulung der beteiligten Mitarbeiter (ggfs. Change Management)
  • Mobiles Arbeiten an den Projekten (Zugriff auf Dokumente und Informationen)
  • Projektstrukturbaum, Gantt-Chart oder Kanban Board
  • Aufgabenliste für die Projektbeteiligten und Übersicht für das gesamte Projekt (Deadline-Ampel)
  • Filesharing – auch mit Dienstleistern (zentrale Ablage, so dass die Daten im Haus bleiben)
  • Vorlagen für wiederkehrende Projekte/Aufgaben
  • Leistungserfassung & Controlling
  • Videotelefonie und Chat für Meetings und Abstimmungen
  • Integration von Marketing- und Vertriebstools (CRM, Monitoring, …)
  • Einbindung von Dienstleistern für eine smarte Zusammenarbeit

Haben Sie schon gewusst?

Wahrscheinlich haben Sie bereits alle Tools in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Wenn Sie bereits auf Microsoft 365 setzen, haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Anwendungen. Smart miteinander verknüpft und richtig eingeführt, können Sie mit geringem Kostenaufwand Ihre individuelle Lösung für die digitale Kollaboration kreieren.
Sprechen Sie uns an – gemeinsam finden wir eine pragmatische und ganzheitliche Lösung. Das Ganze sehen. Weiter kommen.

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