Dokumenten-Management-App

Die IT-Lösung zur Dokumentenlenkung von ADLON bietet einen smarten Prozess für die protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten und Aufzeichnungen. Per App werden Empfängerkreis und File ausgewählt, das Wiederholungs-Intervall festgelegt und der Abgabe-Zeitpunkt für Benachrichtigungen definiert.

Eine smarte App zur Steuerung und Protokollierung

Mittels hinterlegter Workflows und Protokolle entsteht so eine hohe Transparenz in der Kenntnisnahme von Dokumenten. Die App kann einfach im Tenant des Unternehmens implementiert werden. Plug & Play.

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenlenkung und der protokollierten Kenntnisnahme von Dokumenten?

Die protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten ergänzt die Dokumentlenkung, denn sie steuert und protokolliert die Lesebestätigung (Kenntnisnahme/Quittierung) mittels Log. Die Dokumentlenkung nach ISO 9001:2015 beinhaltet darüber hinaus den Schutz (Verlust & Vertraulichkeit) der Dokumente, die Verfügbarkeit rund um die Uhr und den Schutz vor willkürlichen Änderungen (Integrität). Weiters gehört die Versionierung und die Aufbewahrung samt Archivierung zur Dokumentlenkung. Im Prozess der Dokumentenlenkung spielt so die Steuerung und Protokollierung eine große Rolle.

Was sind typische Anforderungen?

Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365) – ohne zusätzliche Software
Zentrale Speicherung der Protokolle (Logs), um der Auskunftspflicht von Kontrollbehörden begegnen zu können. Z. B. beim Zertifizierungsaudit ISO 9001 und 27001
Einfache Suche bzw. Selektion möglich
Status der Kenntnisnahme pro Mitarbeiter bzw. pro Dokument und über alle Dokumente hinweg

Wer profitiert von der Lösung?

Alle Firmen, die auf eine manuelle Erfassung und Papierkram verzichten und nicht die Kapazität für die Kontrolle und das Nachfassen offener Rückmeldungen bereitstellen möchten.
Insbesondere wenn mehrere Standorte/Zweigstellen etc. vorliegen, die eine Konsolidierung der Daten erforderlich machen.
Und mindestens Microsoft Business Premium bzw. Microsoft/Office E3 im Einsatz haben.

Welche IT-Lösung zur Kenntnisnahme von Dokumenten ist die richtige für mich?

Viele Unternehmen denken pragmatisch und nutzen Papierlisten oder Excel. Ein guter Ansatz, da es in erster Linie gilt, die Kenntnisnahme systematisch zu erfassen und nachweisen zu können. Leider ist damit viel Handarbeit verbunden und die agierende Person wie die Mitarbeiter müssen vor Ort sein. Kein digitaler Arbeitsplatz. Daher macht die Digitalisierung dieses Prozesses Sinn. Weitere Vorteile der App:

Mit Bordmitteln von M365 – keine zusätzliche Software (Kosten) notwendig
Smart App ohne Verwaltungs-Overload wie mit komplizierten, aufgeblasenen Tools
Keine manuellen Tätigkeiten mehr – spart viele Arbeitsschritte und somit wertvolle Zeit
Pragmatische IT-Lösung, die smart als App eingesetzt wird und mit intelligenten Prozessen und Workflows agiert

Kriterien*

Papier

Excel

Gängige Software*

Dokumenten-Genehmigungs App

Ablauf, Terminkoordination, Nachfassen…

Smarte App (auf allen Geräten verfügbar)

Einfache Bedienung von allen Mitarbeitern

Zugänge?

Automatische Erinnerungen, Mahnungen, etc.

Transparenz durch fertige Listen und Ansichten

Anbindung weiterer Workflows und Ansichten

Dokumentation der Vorgänge

Management Dashboard

(zusätzliche Lizenzen)

Zusätzlicher Schulungsaufwand Tool

Ohne zusätzlichen Lizenzen

(Business Premium)

Informationssicherheit kompakt

Alles, was Sie wissen müssen

Begriffe, Inhalte, Abgrenzung und Umfang.
Rollen und Zuständigkeiten in der Informationssicherheit.
Einführung von Prozessen – der risikobasierte Ansatz.

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Wie gehen wir vor? Wie gestaltet sich die IT-Lösung?

ADLON bietet eine fertige Power App an, die einfach implementiert werden kann. Plug & Play.
Definierte Bereiche der App können in Farbe, Logo und Schrift angepasst werden.
Dedizierte Ansichten für die Prozess-Owner.

Wie sieht die Umsetzung technisch und prozessual aus?

Die App wird in Ihrem M365 Tenant bereitgestellt. Dazu integrieren wir die App und die benötigen Flows. Außerdem werden die Rollen definiert und erste Mitarbeiter auf die Ansichten berechtigt.