SharePoint Online – Inhalte speichern und im Team teilen
SharePoint Online (SPO) ist das bedeutendste Content-Management-Tool der Office-365-Suite von Microsoft. Es ermöglicht das Teilen und Verwalten von Inhalten, Know-how und Anwendungen, um produktiver zu sein, schnell Informationen zu finden und unternehmensweit zusammenzuarbeiten. SPO bietet Dokumenten- und Datenverwaltungstools, Intranet-Websites und eine integrierte Suchmaschine.
SPO-Websites werden im Allgemeinen zum Erstellen von Intranets und zur Verwaltung der Zusammenarbeit im Team verwendet. Das Tool ist vollständig mit Office Online integriert. Dabei unterstützt es die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Benutzer – eine essentielle Eigenschaft für die effiziente Zusammenarbeit im Team.
Eigenschaften
SPO ist nach Websites und Website-Sammlungen organisiert. Über Parent oder Child-Websites können ganze Familien oder Stammbäume von Websites gebildet werden. Es gibt verschiedene Arten von Websites und Website-Templates einschließlich Team-Websites, Communication-Websites und zentrale Websites.
Über Listen und Dokumentenbibliotheken können Daten und Dateien strategisch organisiert werden. Das Tool verfügt über mehrere Listenvorlagen einschließlich Kalender, Aufgabenlisten, Kontaktlisten, Umfragen und vieles mehr. Die Dokumentenbibliothek bietet Versionsverlauf, Co-Authoring, Metadaten und die Möglichkeit, Dateien lokal für die Offline-Verwendung zu synchronisieren.
SPO kann auch für größer angelegte Kundenprojekte verwendet werden. Zum Beispiel können komplexe Taxonomien verwendet werden, um Inhalte zu organisieren und die Suche zu verbessern. Content-Types sorgen für ein verbessertes Template-Management und Workflows können bestimmte Aufgaben automatisieren.
Auf SPO kann von nahezu jedem Gerät mit fast jedem Browser zugegriffen werden. Für iOS, Android und Windows Phone steht eine SharePoint-Mobile-App zur Verfügung.
Integrationen
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint und OneNote) ist über Office Online in SPO integriert. Office-Dokumente können direkt in einer Bibliothek erstellt werden. Alternativ können neue Dateien in der Desktop-Anwendung erstellt, gespeichert und dann in SPO hochgeladen werden.
- SPO ähnelt OneDrive for Business (OD4B). OD4B basiert auf der SharePoint-Technologie: Jeder Benutzer erhält ein OD4B zum Hosten von persönlichen, Entwurfs- und Ad-hoc-Dateien, bevor sie für Teamkollegen in SPO freigegeben werden. SPO verwendet den OD4B-Synchronisierungs-Client, um SPO-Dateien mit Ihrer Festplatte zu synchronisieren. SPO und OD4B spielen eine Rolle im Lebenszyklus eines Dokumentes und begleiten es von der Erstellung über die Entwicklung und Veröffentlichung bis hin zur Pflege.
- SPO ist das Datei-Management-Tool für alle Office-365-Gruppen einschließlich Outlook-Gruppen, Yammer-Feeds und Teams-Teams. Jede Gruppe erhält automatisch eine SharePoint-Site. Dateien aus Outlook, Yammer oder Teams werden in der Standard-Dokumentenbibliothek der Website gespeichert.
- SPO-Aufgabenlisten können mit Microsoft-Project-Dateien synchronisiert werden, sodass die Projektteammitglieder auf die Aufgaben, Daten und Ressourcen einer MPP-Datei zugreifen können, ohne deren Integrität zu gefährden. Dies minimiert die Notwendigkeit teurer Microsoft-Project-Lizenzen und schlecht formatierter Gantt-Diagramme für Benutzer ohne Lizenzen.
Einschränkungen
Es gibt bei SPO gewisse Einschränkungen beim Dateityp, bei der Namensgebung sowie hinsichtlich der Dateigröße und der Nutzung.
Sicherheit
Die Zugriffsrechte in SPO können so angepasst werden, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf bestimmte Inhalte haben. Der Inhalt kann mit Kollegen oder externen Kontakten geteilt werden, vorausgesetzt, der Administrator hat die externe Freigabe erteilt.
Ähnliche Anwendungen:
- Google Drive (Collaboration)
- Google Sites (Intranet Websites)
- Documentum
- Alfresco
