Dokumentenlenkung per App | smarte IT-Lösung | ADLON
ADLON Eisberg Digital Workplace

Dokumentenlenkung: Protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten

Eine smarte App zur Steuerung und Protokollierung von Lesebestätigungen bei Dokumenten

Im Rahmen der Dokumentenlenkung wird festgelegt, wie Dokumente und Aufzeichnungen angemessen geschützt, verfügbar gemacht, unveränderbar sind, versioniert und aufbewahrt werden. Hintergrund ist das Informationssicherheitsmanagement und der Schutz von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität.
Denn im Unternehmen – unabhängig der Größe – gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, deren Kenntnisnahme von unterschiedlichen Empfängerkreisen quittiert und protokolliert werden muss. Bestenfalls so, dass diese Protokolle auf Knopfdruck abgerufen werden können. In der Regel sind alle Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Einweisungen, Formulare, Berichte, uvm. im Sinne der ISO 9001 gelenkte Dokumente.

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenlenkung und der protokollierten Kenntnisnahme von Dokumenten?

Die protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten ergänzt die Dokumentlenkung, denn sie steuert und protokolliert die Lesebestätigung (Kenntnisnahme/Quittierung) mittels Log. Die Dokumentlenkung nach ISO 9001:2015 beinhaltet darüber hinaus den Schutz (Verlust & Vertraulichkeit) der Dokumente, die Verfügbarkeit rund um die Uhr und den Schutz vor willkürlichen Änderungen (Integrität). Weiters gehört die Versionierung und die Aufbewahrung samt Archivierung zur Dokumentlenkung. Im Prozess der Dokumentenlenkung spielt so die Steuerung und Protokollierung eine große Rolle.

Informationssicherheit

kompakt erklärt, kompakt realisiert

Begriffe, Inhalte, Abgrenzung und Umfang.
Rollen und Zuständigkeiten in der Informationssicherheit.
Einführung von Prozessen – der risikobasierte Ansatz.

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Die Lösung: Dokumentenlenkung per App

Die IT-Lösung zur Dokumentenlenkung von ADLON bietet einen smarten Prozess für die protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten und Aufzeichnungen. Per App werden Empfängerkreis und File ausgewählt, das Wiederholungs-Intervall festgelegt und der Abgabe-Zeitpunkt sowie die Häufigkeit für Erinnerungen und Benachrichtigungen definiert. Mittels hinterlegter Workflows und Protokolle entsteht so eine hohe Transparenz in der Kenntnisnahme von Dokumenten. Die App kann einfach im Tenant des Unternehmens implementiert werden. Plug & Play.

ADLON Dokumentenlenkung Genehmigungsprozess

Was sind typische Anforderungen an die Dokumentenlenkung?

Eine einfache Lösung, um die Kenntnisnahme von Dokumenten oder Aufzeichnungen anzufordern und zu protokollieren:

  • Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365) – ohne zusätzliche Software
  • Datenschutzkonform (Berechtigung/Zugriff) und hinterlegtes Löschkonzept, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
  • Zentrale Speicherung der Protokolle (Logs), um der Auskunftspflicht von Kontrollbehörden begegnen zu können. Z. B. beim Zertifizierungsaudit ISO 9001 und 27001
  • Einfache Suche bzw. Selektion möglich
  • Status der Kenntnisnahme pro Mitarbeiter bzw. pro Dokument und über alle Dokumente hinweg
  • Automatische Hinweise für Mitarbeiter und ihre offenen Tasks
  • Dashboard mit unterschiedlichen Berechtigungen und Ansichten

Wer profitiert von der Lösung zur Dokumentenlenkung?

  • Alle Firmen, die auf eine manuelle Erfassung und Papierkram verzichten und nicht die Kapazität für die Kontrolle und das Nachfassen offener Rückmeldungen bereitstellen möchten.
  • Insbesondere wenn mehrere Standorte/Zweigstellen etc. vorliegen, die eine Konsolidierung der Daten erforderlich machen.
  • Und mindestens Microsoft Business Standard bzw. Microsoft/Office E3 im Einsatz haben.

Welche IT-Lösung zur Dokumentenlenkung ist die richtige für mich?

Viele Unternehmen denken pragmatisch und nutzen Papierlisten oder Excel. Ein guter Ansatz, da es in erster Linie gilt, die Kenntnisnahme systematisch zu erfassen und nachweisen zu können. Leider ist damit viel Handarbeit verbunden und die agierende Person wie die Mitarbeiter müssen vor Ort sein. Kein Digitaler Arbeitsplatz. Daher macht die Digitalisierung dieses Prozesses Sinn. Weitere Vorteile der App:

  • Mit Bordmitteln von M365 – keine zusätzliche Software (Kosten) notwendig
  • Smarte App ohne Verwaltungs-Overload wie mit komplizierten, aufgeblasenen Tools
  • Keine manuellen Tätigkeiten mehr – spart viele Arbeitsschritte und somit wertvolle Zeit
  • Pragmatische IT-Lösung, die smart als App eingesetzt wird und mit intelligenten Prozessen und Workflows agiert
  • Bedienung über alle Mitarbeiter des Unternehmens möglich – in allen Anwendungsbereichen (Betriebsrat, Marketing, HR, ISMB, uvm.)
Papier
Ablauf, Terminkoordination, Nachfassen…
Smarte App (auf allen Geräten verfügbar)
Einfache Bedienung von allen Mitarbeitern
Automatische Erinnerungen, Mahnungen, etc.
Transparenz durch fertige Listen und Ansichten
Anbindung weiterer Workflows und Ansichten
Dokumentation der Vorgänge
Management Dashboard
Zusätzlicher Schulungsaufwand Tool
Ohne zusätzlichen Lizenzen
Excel
Ablauf, Terminkoordination, Nachfassen…
Smarte App (auf allen Geräten verfügbar)
Einfache Bedienung von allen Mitarbeitern
Automatische Erinnerungen, Mahnungen, etc.
Transparenz durch fertige Listen und Ansichten
Anbindung weiterer Workflows und Ansichten
Dokumentation der Vorgänge
Management Dashboard
Zusätzlicher Schulungsaufwand Tool
Ohne zusätzlichen Lizenzen
Gängige Software*
Ablauf, Terminkoordination, Nachfassen…
Smarte App (auf allen Geräten verfügbar)
Einfache Bedienung von allen Mitarbeitern
Zugänge?
Automatische Erinnerungen, Mahnungen, etc.
Transparenz durch fertige Listen und Ansichten
Anbindung weiterer Workflows und Ansichten
Dokumentation der Vorgänge
Management Dashboard
Zusätzlicher Schulungsaufwand Tool
Ohne zusätzlichen Lizenzen
App protokollierte Kenntnisnahme von Dokumenten
Ablauf, Terminkoordination, Nachfassen…
Smarte App (auf allen Geräten verfügbar)
Einfache Bedienung von allen Mitarbeitern
Automatische Erinnerungen, Mahnungen, etc.
Transparenz durch fertige Listen und Ansichten
Anbindung weiterer Workflows und Ansichten
Dokumentation der Vorgänge
Management Dashboard
Zusätzlicher Schulungsaufwand Tool
Ohne zusätzlichen Lizenzen

Wie gehen wir vor? Wie gestaltet sich die IT-Lösung?

  • ADLON bietet eine fertige Power App an, die einfach implementiert werden kann. Plug & Play.
  • Definierte Bereiche der App können in Farbe, Logo und Schrift angepasst werden.
  • Fertige Prozessvorlagen können genutzt werden.
  • Ein Dashboard bietet unterschiedliche Ansichten für einen Prozess-Owner und Gesamt-Verantwortlichen.

Wie sieht die Umsetzung technisch und prozessual aus?

Die App wird in Ihrem M365 Tenant bereitgestellt. Dazu integrieren wir die App und die benötigen Flows. Außerdem werden die Rollen definiert und erste Mitarbeiter auf die Ansichten berechtigt.

T

Mehr als Plug & Play?

Neben der rein technischen Implementierung (Plug & Play) kann auch der gesamte Prozess von ADLON begleitet werden. So erhalten Sie in einem umfangreicheren Projekt neben der Umsetzung der IT-Lösung ebenso auch eine ganzheitliche Beratung sowie anschließenden Betrieb & Support. Kommen Sie gerne auf uns zu!

App zur protokollierten Kenntnisnahme von Dokumenten – FAQ

Welche Services aus dem ADLON Portfolio passen zu diesem Case?

Für welche Kunden haben wir das gemacht?

  • SDZeCOM
  • ADLON

Was sind die Technologien, die zum Einsatz kommen?

Microsoft Power Platform:

  • Power Apps
  • Power Automate
  • SharePoint
  • Power BI

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