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Digitales Projektmanagement: Projektmanagement mit Microsoft 365 für den Mittelstand

In der heutigen Zeit werden digitale Hilfsmittel bei der Planung und Umsetzung von Projekten immer wichtiger. 
Die Digitalisierung eröffnet damit auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Die Projektteams sind häufig auf verschiedene Standorte/Homeoffice, Länder oder Zeitzonen verteilt und die Planung verlangt mehr Flexibilität.
Um den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts sicherzustellen, ist ein verlässliches Projektmanagement nach wie vor unverzichtbar: von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss.
Im digitalen Projektmanagement wird dies mit Hilfe moderner Kollaborationstools unterstützt. Somit können Entscheidungen schneller getroffen und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden. Es bleibt mehr Zeit und mehr Ressourcen für andere projektentscheidende Schritte.
Allerdings reden wir nicht nur über Tools, sondern auch über Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcen Management und dem Monitoring.

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Wie Sie mit automatisierten Prozessen als Projektleiter durchstarten

In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie durch ein intelligentes und pragmatisches digitales Projektmanagement für mehr Transparenz sorgen und dezentrale Teams einfacher geführt werden können.
So erhöhen Sie nicht nur die Flexibilität Ihrer Teams, sondern sorgen auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter

Übliche Herausforderungen im Projektmanagement

  • Es gibt keinen einheitlichen Projektprozess / kein einheitliches Vorgehen
  • Projektkommunikation erreicht nicht alle Beteiligte
  • Projekt-Status ist nicht für alle einsehbar: Projektbeteiligte müssen erst aktiv nachfragen, oder haben gar keine Informationen über den Projektfortschritt
  • Transparenz fehlt zum betriebswirtschaftlichen Stand, zum Beispiel:
    • wird zu spät auf Projektabweichungen reagiert
    • Ressourcenplanung läuft aus dem Ruder
    • Betriebswirtschaftliche Informationen müssen mühsam (aus dem ERP-System) zusammengetragen werden
  • Es gibt keine zentrale Projektplattform
    • Proaktives Beauskunften nicht möglich
    • Dokumente liegen an unterschiedlichen Stellen
    • Kein automatisiertes Tracking möglich

Digitalisierungsansätze für Ihr Projektmanagement

Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze, um Ihr PMO Schritt für Schritt zu digitalsieren

 

Typische Anforderungen an ein digitales Projektmanagement

Ziel ist es, das Projektmanagement digital zu unterstützen und so für mehr Transparenz in den Teams und eine bessere Zusammenarbeit zu sorgen. Dabei sind typische Anforderungen:

  • Ein zentraler Projektbereich
  • Eine einfache/automatisierte Erstellung der Projektumgebung mit den notwendigen Tools
  • Ein einfacher Zugriff auf sämtliche Projektdaten durch Integration aller Tools in Teams – Gemeinsame Bearbeitung von Dateien
  • Ein mobiler Zugriff
  • Ein transparenter Projektzyklus: Dem Projektleiter werden seine ToDos digital zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, so dass er damit intuitiv durch den Projektprozess geführt wird
  • Eine digitale Aufgabenverteilung durch den Projektleiter 
  • Ein tagesaktuelles Controlling auf Mitarbeiter und Aktivitätenebene, um dadurch schneller auf Abweichungen zu reagieren
  • Eine zentrale Kommunikation pro Projekt mit allen Beteiligten (PL, PMO, PMA, Sales, Buchhaltung,..)
  • Eine Unterstützung beim Ressourcenmanagement

Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365 

Projekte digital managen: So profitieren Ihre Mitarbeiter davon

 

Die Projektmitarbeiter/das Projektteam profitieren von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt auf der sie ihre Tasks abarbeiten, gemeinsam Dateien bearbeiten, kommunizieren, dokumentieren und sich über Projektinhalte und betriebswirtschaftliche Situation beauskunften können
  • einer Bearbeitung in ‘Echtzeit’ und steht damit sofort allen Teammitgliedern zur Verfügung

 

Die Projektleiter profitieren von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt, die sie automatisiert zur Verfügung gestellt bekommen und auf der sie zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente für das Projektmanagement haben, ihre Rückmeldung an das PMO per Adaptive Cards senden können, ihre Tasks planen und Mitarbeitern zuweisen können
  • einem gemeinsamen Informationsaustausch – bspw. über den Projektstatus
  • der tagesaktuellen Erfassung des betriebswirtschaftlichen Stand ihres Projekts auf Mitarbeiter- und Aktivitätsebene
  • der Information aller Projektbeteiligten (einschl. Sales und Buchhaltung) zeitgleich über relevante Punkte

 

Das PMO profitiert von:

  • einer SharePoint-basierten Übersicht über alle laufenden Projekte
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Eingang neuer Projekte
  • einem zentralen Projekttracking auf Basis von bspw. Power BI
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Tracking der Projektleiter
  • der automatisierte Erstellung von Tasks bspw. mittels Power Automate
  • die automatisierte Abfrage des Projektstatus an die Projektleiter per Adaptive Card
  • der Unterstützung bei der Ressourcenplanung

 

Die Kunden profitieren von:

  • einer transparenten Projektabwicklung
  • kürzeren Entscheidungswegen

 

Die Geschäftsleitung profitiert von:

  • zuverlässigeren Daten für den Forecast, die zentral über bspw. Power BI bereit gestellt werden

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