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Digitales Projektmanagement

Die Digitalisierung eröffnet im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Die Projektteams sind häufig auf verschiedene Standorte, Home-Office, Länder oder Zeitzonen verteilt und die Planung verlangt mehr Flexibilität. Mit einem digitalen Projektmanagement können Entscheidungen schneller getroffen und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden.

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Die Lösung: Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365

Status-Updates zu Projekten werden oft mühsam manuell eingeholt, ob per E-Mail oder Chat. Fällt ein Projektleiter aus, bleiben andere Beteiligte uninformiert. Dies führt zu Verzögerung oder im schlimmsten Fall zu einer Verfehlung des Projektziels.

Microsoft bietet mit Power Automate, Teams und Adaptive Cards eine pragmatische Lösung, um ein digitales Projektmanagement inklusive digitalem Projektstatus abzubilden. 

  • Alle zwei Wochen bekommen die Projektleiter eine Adaptive Card per Teamsnachricht geschickt (automatisiert mit Power Automate).
  • Darauf können Sie alle relevanten Informationen zum Projekt eintragen und die Adaptive Card wieder „zurückschicken“.
  • Power Automate verarbeitet die Antworten und schreibt diese automatisch in eine SharePoint-Liste, in der alle Projekte nachverfolgt werden.
  • Die Antworten können im Project Management Office als Update gepostet werden (ebenfalls als Adaptive Card).

Typische Anforderungen an ein digitales Projektmanagement

Ziel ist es, das Projektmanagement digital zu unterstützen und so für mehr Transparenz in den Teams und eine bessere Zusammenarbeit zu sorgen. Dabei sind typische Anforderungen:

  • Ein zentraler Projektbereich
  • Eine einfache/automatisierte Erstellung der Projektumgebung
  • Einfacher Zugriff auf sämtliche Projektdaten durch Integration aller Tools in Teams – gemeinsame Bearbeitung von Dateien
  • Mobiler Zugriff
  • Transparenter Projektzyklus: Dem Projektleiter werden seine To-Dos digital zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, so dass er damit intuitiv durch den Projektprozess geführt wird
  • Digitale Aufgabenverteilung durch den Projektleiter
  • Tagesaktuelles Controlling auf Mitarbeiter- und Aktivitätsebene, um schneller auf Abweichungen zu reagieren
  • Zentrale Kommunikation pro Projekt mit allen Beteiligten
  • Unterstützung beim Ressourcenmanagement

Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365

Digitales Projektmanagement

Wie Sie mit automatisierten Prozessen als Projektleiter durchstarten

In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie durch ein intelligentes und pragmatisches digitales Projektmanagement für mehr Transparenz sorgen und zentrale Teams einfacher geführt werden können. So erhöhen Sie nicht nur die Flexibilität Ihrer Teams, sondern sorgen auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter.

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Projekte digital managen: So profitieren Ihre Mitarbeiter

Die Projektmitarbeiter/das Projektteam profitiert von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt, auf der sie ihre Tasks abarbeiten, gemeinsam Dateien bearbeiten, kommunizieren, dokumentieren und sich über Projektinhalte beauskunften können
  • einer Bearbeitung in „Echtzeit“, die sofort allen Teammitgliedern zur Verfügung steht

Die Projektleiter profitieren von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt, die sie automatisiert zur Verfügung gestellt bekommen und auf der sie zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente für das Projektmanagement haben, ihre Rückmeldung an das PMO per Adaptive Cards senden können, ihre Tasks planen und Mitarbeitern zuweisen können
  • einem gemeinsamen Informationsaustausch – bspw. über den Projektstatus
  • der tagesaktuellen Erfassung des betriebswirtschaftlichen Standes ihres Projekts auf Mitarbeiter- und Aktivitätsebene
  • der Information aller Projektbeteiligten (einschl. Sales und Buchhaltung) zeitgleich über relevante Punkte

Das PMO profitiert von:

  • einer SharePoint-basierten Übersicht über alle laufenden Projekte
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Eingang neuer Projekte
  • einem zentralen Projekttracking auf Basis von bspw. Power BI
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Tracking der Projektleiter
  • der automatisierten Erstellung von Tasks bspw. mittels Power Automate
  • die automatisierte Abfrage des Projektstatus an die Projektleiter per Adaptive Card
  • der Unterstützung bei der Ressourcenplanung

Die Kunden profitieren von:

  • einer transparenten Projektabwicklung
  • kürzeren Entscheidungswegen

Die Geschäftsleitung profitiert von:

  • zuverlässigeren Daten für den Forecast, die zentral über bspw. Power BI bereit gestellt werden

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Tanja Loos

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