Digitales Projektmanagement | am digitalen Arbeitsplatz | ADLON
digitaler arbeitsplatz

Digitales Projektmanagement: Projektmanagement mit Microsoft 365 für den Mittelstand

In der heutigen Zeit werden digitale Hilfsmittel bei der Planung und Umsetzung von Projekten immer wichtiger. 
Die Digitalisierung eröffnet damit auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Die Projektteams sind häufig auf verschiedene Standorte, Home-Office, Länder oder Zeitzonen verteilt und die Planung verlangt mehr Flexibilität.
Um den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts sicherzustellen, ist ein verlässliches Projektmanagement nach wie vor unverzichtbar: von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss.
Im digitalen Projektmanagement wird dies mit Hilfe moderner Kollaborationstools unterstützt. Somit können Entscheidungen schneller getroffen und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden. Es bleiben mehr Zeit und Ressourcen für andere projektentscheidende Schritte.
Allerdings reden wir nicht nur über Tools, sondern auch über Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcen Management und dem Monitoring.

Download: Digitales Projektmanagement

Wie Sie mit automatisierten Prozessen als Projektleiter durchstarten

In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie durch ein intelligentes und pragmatisches digitales Projektmanagement für mehr Transparenz sorgen und dezentrale Teams einfacher geführt werden können.
So erhöhen Sie nicht nur die Flexibilität Ihrer Teams, sondern sorgen auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter

Übliche Herausforderungen im Projektmanagement

  • Es gibt keinen einheitlichen Projektprozess/kein einheitliches Vorgehen
  • Projektkommunikation erreicht nicht alle Beteiligten
  • Der Projekt-Status ist nicht für alle einsehbar: Projektbeteiligte müssen erst aktiv nachfragen, oder haben gar keine Informationen über den Projektfortschritt
  • Transparenz fehlt zum betriebswirtschaftlichen Stand, zum Beispiel:
    • wird zu spät auf Projektabweichungen reagiert
    • Ressourcenplanung läuft aus dem Ruder
    • betriebswirtschaftliche Informationen müssen mühsam (aus dem ERP-System) zusammengetragen werden
  • Es gibt keine zentrale Projektplattform
    • Proaktives Beauskunften nicht möglich
    • Dokumente liegen an unterschiedlichen Stellen
    • Kein automatisiertes Tracking möglich

Digitalisierungsansätze für Ihr Projektmanagement

Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze, um Ihr PMO Schritt für Schritt zu digitalisieren.

 

Typische Anforderungen an ein digitales Projektmanagement

Ziel ist es, das Projektmanagement digital zu unterstützen und so für mehr Transparenz in den Teams und eine bessere Zusammenarbeit zu sorgen. Dabei sind typische Anforderungen:

  • Ein zentraler Projektbereich
  • Eine einfache/automatisierte Erstellung der Projektumgebung mit den notwendigen Tools
  • Ein einfacher Zugriff auf sämtliche Projektdaten durch Integration aller Tools in Teams – gemeinsame Bearbeitung von Dateien
  • Ein mobiler Zugriff
  • Ein transparenter Projektzyklus: Dem Projektleiter werden seine To-Dos digital zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, so dass er damit intuitiv durch den Projektprozess geführt wird
  • Eine digitale Aufgabenverteilung durch den Projektleiter 
  • Ein tagesaktuelles Controlling auf Mitarbeiter und Aktivitätsebene, um dadurch schneller auf Abweichungen zu reagieren
  • Eine zentrale Kommunikation pro Projekt mit allen Beteiligten (PL, PMO, PMA, Sales, Buchhaltung, …)
  • Eine Unterstützung beim Ressourcenmanagement

Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365 

Projekte digital managen: So profitieren Ihre Mitarbeiter davon

 

Die Projektmitarbeiter/das Projektteam profitieren von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt, auf der sie ihre Tasks abarbeiten, gemeinsam Dateien bearbeiten, kommunizieren, dokumentieren und sich über Projektinhalte und betriebswirtschaftliche Situation beauskunften können
  • einer Bearbeitung in ‘Echtzeit’, die sofort allen Teammitgliedern zur Verfügung steht

 

Die Projektleiter profitieren von:

  • einer zentralen Plattform pro Projekt, die sie automatisiert zur Verfügung gestellt bekommen und auf der sie zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente für das Projektmanagement haben, ihre Rückmeldung an das PMO per Adaptive Cards senden können, ihre Tasks planen und Mitarbeitern zuweisen können
  • einem gemeinsamen Informationsaustausch – bspw. über den Projektstatus
  • der tagesaktuellen Erfassung des betriebswirtschaftlichen Stands ihres Projekts auf Mitarbeiter- und Aktivitätsebene
  • der Information aller Projektbeteiligten (einschl. Sales und Buchhaltung) zeitgleich über relevante Punkte

 

Das PMO profitiert von:

  • einer SharePoint-basierten Übersicht über alle laufenden Projekte
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Eingang neuer Projekte
  • einem zentralen Projekttracking auf Basis von bspw. Power BI
  • einer prozessgeführten Unterstützung beim Tracking der Projektleiter
  • der automatisierten Erstellung von Tasks bspw. mittels Power Automate
  • die automatisierte Abfrage des Projektstatus an die Projektleiter per Adaptive Card
  • der Unterstützung bei der Ressourcenplanung

 

Die Kunden profitieren von:

  • einer transparenten Projektabwicklung
  • kürzeren Entscheidungswegen

 

Die Geschäftsleitung profitiert von:

  • zuverlässigeren Daten für den Forecast, die zentral über bspw. Power BI bereit gestellt werden

Hilfreiche Downloads rund um die Themen digitales Projektmanagement und Digital Workplace

Smartes Teamwork mit Microsoft Teams

Im Praxis-Guide für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche erfahren Sie, wie Sie es schaffen, dass Ihre Mitarbeiter im Home-Office produktiv arbeiten, leichter miteinander kommunizieren und sensible Daten sicher managen.

Digitales Projektmanagement

Virtuelle, mobile Teams, mehr Geschwindigkeit, größere Datenmengen und immer komplexere Prozesse prägen heutige Projekte. Wie Sie mit automatisierten Prozessen als Projektleiter durchstarten und auf die zunehmende Vernetzung und Digitalisierung reagieren können, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

Die Top Skills in der digitalen Arbeitswelt

Kooperationsfähigkeit, Flexibilität, Offenheit und Lernbereitschaft sind am digitalen Arbeitsplatz essenziell. Ein abteilungsübergreifendes Mindset ist gefordert um Orte, Themen, Menschen und Technologien miteinander verknüpfen zu können.

Die Chancen und Grenzen digitalen Arbeitens

Was kann digitales Arbeiten also wirklich leisten – und was nicht? In unserem Diskussionsbeitrag zeigen wir die Chancen und Grenzen des digitalen Arbeitens und wie Sie damit in Ihrem Unternehmen umgehen können.

Der Digitale Arbeitsplatz in Zeiten von Corona

Die Corona-Krise bedeutet einen enormen Einschnitt in unsere Arbeitswelt. Welche langfristigen Auswirkungen wird die Krise haben und welche Erkenntnisse und Nutzen können Sie als Unternehmer jetzt daraus ziehen?

Powered by: Unsere Partner

Kontakt

Sind Sie am Thema digitales Projektmanagement interessiert?
Melden Sie sich direkt zu einem Gespräch oder buchen Sie sich einen kostenlosen halbstündigen Termin in unserer Digital Workplace Sprechstunde.

Tel.: +49 751 7607-794
Mail: Tanja.Loos@adlon.de