Digitales Projektmanagement: Projektmanagement mit Microsoft 365
In der heutigen Zeit werden digitale Hilfsmittel bei der Planung und Umsetzung von Projekten immer wichtiger.
Die Digitalisierung eröffnet damit auch im Projektmanagement völlig neue Möglichkeiten der Weiterentwicklung. Die Projektteams sind häufig auf verschiedene Standorte, Home-Office, Länder oder Zeitzonen verteilt und die Planung verlangt mehr Flexibilität.
Um den wirtschaftlichen Erfolg eines Projekts sicherzustellen, ist ein verlässliches Projektmanagement nach wie vor unverzichtbar: von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss.
Im digitalen Projektmanagement wird dies mit Hilfe moderner Kollaborationstools unterstützt. Somit können Entscheidungen schneller getroffen und der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden. Es bleiben mehr Zeit und Ressourcen für andere projektentscheidende Schritte.
Allerdings reden wir nicht nur über Tools, sondern auch über Veränderungen bei den Prozessen, der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcen Management und dem Monitoring.
Digitales Projektmanagement
Wie Sie mit automatisierten Prozessen als Projektleiter durchstarten
In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie durch ein intelligentes und pragmatisches digitales Projektmanagement für mehr Transparenz sorgen und dezentrale Teams einfacher geführt werden können.
So erhöhen Sie nicht nur die Flexibilität Ihrer Teams, sondern sorgen auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter
Was sind Herausforderungen im Projektmanagement?
- Es gibt keinen einheitlichen Projektprozess/kein einheitliches Vorgehen
- Projektkommunikation erreicht nicht alle Beteiligten
- Der Projekt-Status ist nicht für alle einsehbar: Projektbeteiligte müssen erst aktiv nachfragen, oder haben gar keine Informationen über den Projektfortschritt
- Transparenz fehlt zum betriebswirtschaftlichen Stand, zum Beispiel:
- wird zu spät auf Projektabweichungen reagiert
- Ressourcenplanung läuft aus dem Ruder
- betriebswirtschaftliche Informationen müssen mühsam (aus dem ERP-System) zusammengetragen werden
- Es gibt keine zentrale Projektplattform
- Proaktives Beauskunften nicht möglich
- Dokumente liegen an unterschiedlichen Stellen
- Kein automatisiertes Tracking möglich
Digitalisierungsansätze für Ihr Projektmanagement
Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze, um Ihr PMO Schritt für Schritt zu digitalisieren.
Typische Anforderungen an ein digitales Projektmanagement
Ziel ist es, das Projektmanagement digital zu unterstützen und so für mehr Transparenz in den Teams und eine bessere Zusammenarbeit zu sorgen. Dabei sind typische Anforderungen:
- Ein zentraler Projektbereich
- Eine einfache/automatisierte Erstellung der Projektumgebung mit den notwendigen Tools
- Ein einfacher Zugriff auf sämtliche Projektdaten durch Integration aller Tools in Teams – gemeinsame Bearbeitung von Dateien
- Ein mobiler Zugriff
- Ein transparenter Projektzyklus: Dem Projektleiter werden seine To-Dos digital zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, so dass er damit intuitiv durch den Projektprozess geführt wird
- Eine digitale Aufgabenverteilung durch den Projektleiter
- Ein tagesaktuelles Controlling auf Mitarbeiter und Aktivitätsebene, um dadurch schneller auf Abweichungen zu reagieren
- Eine zentrale Kommunikation pro Projekt mit allen Beteiligten (PL, PMO, PMA, Sales, Buchhaltung, …)
- Eine Unterstützung beim Ressourcenmanagement
Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365
Projekte digital managen: So profitieren Ihre Mitarbeiter davon
Die Projektmitarbeiter/das Projektteam profitieren von:
- einer zentralen Plattform pro Projekt, auf der sie ihre Tasks abarbeiten, gemeinsam Dateien bearbeiten, kommunizieren, dokumentieren und sich über Projektinhalte und betriebswirtschaftliche Situation beauskunften können
- einer Bearbeitung in ‚Echtzeit‘, die sofort allen Teammitgliedern zur Verfügung steht
Die Projektleiter profitieren von:
- einer zentralen Plattform pro Projekt, die sie automatisiert zur Verfügung gestellt bekommen und auf der sie zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente für das Projektmanagement haben, ihre Rückmeldung an das PMO per Adaptive Cards senden können, ihre Tasks planen und Mitarbeitern zuweisen können
- einem gemeinsamen Informationsaustausch – bspw. über den Projektstatus
- der tagesaktuellen Erfassung des betriebswirtschaftlichen Stands ihres Projekts auf Mitarbeiter- und Aktivitätsebene
- der Information aller Projektbeteiligten (einschl. Sales und Buchhaltung) zeitgleich über relevante Punkte
Das PMO profitiert von:
- einer SharePoint-basierten Übersicht über alle laufenden Projekte
- einer prozessgeführten Unterstützung beim Eingang neuer Projekte
- einem zentralen Projekttracking auf Basis von bspw. Power BI
- einer prozessgeführten Unterstützung beim Tracking der Projektleiter
- der automatisierten Erstellung von Tasks bspw. mittels Power Automate
- die automatisierte Abfrage des Projektstatus an die Projektleiter per Adaptive Card
- der Unterstützung bei der Ressourcenplanung
Die Kunden profitieren von:
- einer transparenten Projektabwicklung
- kürzeren Entscheidungswegen
Die Geschäftsleitung profitiert von:
- zuverlässigeren Daten für den Forecast, die zentral über bspw. Power BI bereit gestellt werden
Demo zum digitalen Projektmanagement
Ein digitales Projektmanagement steigert nicht nur die Effizienz und Produktivität innerhalb eines Projekts, sondern macht vor allem auch Spaß. In unserer Online-Demo zeigen wir Ihnen beispielhaft alle Möglichkeiten im Bereich des digitalen Projektmanagements und wie dabei sämtliche Stakeholder nachhaltig von mehr Transparenz profitieren.
Mehr Einblicke in unserer Keynote: Work like a digital Leader
Ein digitales Projektmanagement ist nur eines von vielen Beispielen, wie Microsoft 365 zur Digitalisierung des Fachbereichs beiträgt. Lernen Sie diesen und weitere spannende Use Cases in unserer Keynote Work like a digital Leader kennen!
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