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Digitales Mängelmanagement: Schnelle, mobile Erfassung von Mängeln zur späteren Schulung

Oftmals erfolgt das Mängelmanagement in vielen Betrieben noch per Papier und Stift, mittels langen Excel-Listen oder als Fotogalerie auf dem Smartphone. Das führt schnell zu einer unübersichtlichen oder gar fehlerhaften Dokumentation. Welcher Mangel gehört zu welcher Prüfsituation oder Projekt?
Um das Mängelmanagement effizient zu gestalten und nachhaltig für alle Projektbeteiligte und Kunden zu verbessern, ist eine unkomplizierte Erfassung, Zuweisung und Bearbeitung der Mängel essentiell.

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Häufige Herausforderungen im Mängelmanagement

  • Häufig sind große Projekte wie Bauvorhaben komplex, da es viele Beteiligte gibt – beispielsweise die ausführende Firma, der Generalunternehmer, der Gutachter und die Eigentümer. Dadurch gibt es sehr viele Schnittstellen und diese bergen immer die Gefahr von Informationsverlust und Intransparenz. Die unzähligen Daten wie Briefe, Fotos, Pläne, Notizen oder Emails sind auf unterschiedliche Personen verteilt und nur schwer für alle auf demselben Stand zu halten.
  • Bei vielen Projekte besteht ein Rechtsanspruch des Auftraggebers auf ein mangelfreies Projektergebnis, die Mangelbeseitigung in einer angemessenen Frist sowie die Gewährleistung.
  • Risiken sind in den meisten Projekten nahezu unabdingbar, da Störungen wie bspw. im Bauablauf oder in der Beziehung zwischen den einzelnen Projektbeteiligten auftreten oder gar Fristen versäumt werden.

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Die Lösung: digitales Mängelmanagement

Mit einer digitalen Lösung können die Aufgaben im Mängelmanagement effizient erledigt werden. Dabei sind typische Anforderungen:

  • Schnittstelle zum ERP System, die die GPS-Koordinaten der Baustelle zur Verfügung stellt
  • Zentrale Speicherung der Bilder
  • Leichte Kategorisierung und Beschreibung der Mängel
  • Status des Mangels

Die Vorteile des digitalen Mängelmanagements liegen klar auf der Hand:

  1. Aufgaben und Mängel mobil erfassen
    Beispielsweise können Sie Aufgaben und Mängel schnell und einfach mobil erfassen, dokumentieren und Fristen setzen. Die Aufnahme von Mängeln nimmt so nur wenige Augenblicke in Anspruch.
  2. Fotos verorten
    Zu jedem Mangel können Sie per Smartphone Fotos aufnehmen und direkt mit dem Foto verknüpfen. Diese sind automatisch in dem entsprechenden Projektplan verortet und für alle Projektbeteiligten einsehbar.
  3. Lückenlose Dokumentation
    Durch die direkte Aufnahme und Zuweisung von Mängeln oder Aufgaben stellen Sie mit einer Mängelmanagement-Software eine schnelle, lückenlose und rechtssichere Mängeldokumentation sicher.

    Digitales Projektmanagement mit Microsoft 365 

    Mängelmanagement per App mit Microsoft 365

    Die App wird in der Microsoft 365 PowerPlattform erstellt, um größtmögliche Schnittstellen zu anderen Microsoft 365 Produkten zu gewährleisten. Anhand des Mockups werden die App und die Automatisierungen im Hintergrund erstellt. Sobald eine funktionstüchtige App bereitsteht, wird diese mit einer Pilotgruppe getestet, um schnellstmöglich praktisches Feedback einzuholen und die App zu perfektionieren. Wenn die Pilotgruppe mit der Funktionalität und dem Design zufrieden ist, wird die App an weitere User ausgegeben und das Projekt abgeschlossen.

    Der Prüfer kann mit der PowerApp auf seinem Smartphone direkt einen Mangel erfassen. Dabei stehen ihm durch die GPS Koordinaten die Prüfstellen zur Auswahl, die sich im Umkreis von 500 m befinden. Durch diese Auswahl werden bereits verschiedene Daten vorbefüllt (z. B. der Verantwortliche, der die Prüfstelle betreut). Er wählt die vorgegebene Kategorie des Mangels aus, gibt eine kurze Beschreibung zum Mangel ein und kann direkt mit der App ein oder mehrere Fotos des Mangels aufnehmen. Direkt nach dem Speichern steht der Mangel dem Vorgesetzten in einer Liste zur Verfügung.

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