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Digitaler Projektstatus: Projektstatus im Projektmanagement mit Office 365

Um in einem Team strukturiert miteinander zu arbeiten ist es wichtig alle Beteiligten auf demselben Kenntnisstand zu halten. Gerade wenn ein Projektleiter mehr als nur ein Projekt betreut, wird das schnell sehr zeitaufwendig: Listen pflegen, Aufgaben zuweisen, Informationen verteilen und vieles mehr.
Wichtige Fragen, die Sie als Projektleiter dabei zu jeder Zeit beantworten können sollten sind unter anderem:

  • Wieviel des Budgets ist schon aufgebraucht?
  • Was sind die nächsten Schritte?
  • Liegt das Projekt noch im Zeitplan?
  • Wie steht es mit der Kundenzufriedenheit?
  • Gibt es außerdem relevante Informationen?

 

Da liegt aber gerade die größte Herausforderung. Bisher werden diese Informationen zeitaufwendig gepflegt und weitergegeben.

Status-Updates zu Projekten werden oft mühsam manuell eingeholt, ob per Email oder Chat. Fällt ein Projektleiter durch bspw. Krankheit oder Urlaub aus, bleiben andere Beteiligte uninformiert. Dies führt zu Verzögerung oder im schlimmsten Fall zu einer Verfehlung des Projektziels.

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Die Lösung: Digitaler Projektstatus mit Microsoft

Wahrscheinlich ist die Lösung für diese alltäglichen Probleme nah. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft 365?
Dann können Sie gemeinsam mit uns und Mircosoft Power Automate, Teams und den Adaptive Cards eine pragmatische und schnelle Lösung finden. Denn viele Unternehmen haben bereits die Lizenzen im Haus und können solche periodisch auftretenden Aufgaben unkompliziert automatisieren.

  • Alle zwei Wochen bekommen die Projektleiter aller aktiven Projekte eine Adaptive Card per Teamsnachricht geschickt. (Automatisiert mit Power Automate)
  • Darauf können sie alle relevanten Informationen zu dem Projekt eintragen und die Adaptive Card wieder “zurückschicken”.
  • Power Automate verarbeitet die Antworten und schreibt diese in eine Sharepointliste, in der alle Projekte nachverfolgt werden.
  • Außerdem werden die Antworten auch im Projekt Management Office (PMO) Team als Update gepostet (Ebenfalls als Adaptive Card)

 

So behalten Sie als Projektleiter und Ihr gesamtes Projektteam den Überblick und können schnell eingreifen, sobald Warnungen oder neue Informationen mitgeteilt werden.

Digitalisierungsansätze für Ihr Projektmanagement

Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze, um Ihr PMO Schritt für Schritt zu digitalsieren

 

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Tanja Loos

Tanja Loos

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