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Digitaler Ausschreibungsprozess: Digitale Unterstützung für die Bearbeitung von Ausschreibungen

Die Beurteilung und Bearbeitung von Ausschreibungen ist ein wichtiger Prozess im Vertrieb. Der Prozess wird meist von extern getriggert und ist somit schlecht planbar. Wenn neue Ausschreibungen eingehen (entweder werden diese aktiv über Portale gesucht oder man erhält direkt vom Kunden eine Aufforderung zur Abgabe) ist der Prozess meist zeitkritisch, da die Deadlines oft knapp sind. In diesem Fall muss die Ausschreibung schnell bearbeitet, mit hoher Priorität geprüft und fundiert entschieden werden, ob ein Angebot abgegeben werden soll oder nicht.

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Wie Sie mit automatisierten Vertriebs-Prozessen durchstarten

In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie durch ein intelligentes und pragmatisches digitales Projektmanagement für mehr Transparenz in Ihrer Vertriebsabteilung sorgen und dezentrale Teams einfacher geführt werden können.
So wird nicht nur Ihr digitaler Ausschreibungsprozess transparenter, sondern Sie sorgen gleichzeitig auch für mehr Produktivität und zufriedene Mitarbeiter.

Übliche Herausforderungen im Ausschreibungs-Management

  • gewachsene Strukturen für die Bearbeitung einer Ausschreibung bei Infrastrukturen, Informationssicherheit, Arbeitsprozessen 
  • Kommunikation intern sowie mit externen Partnern oftmals per Mail, was zu Unübersichtlichkeit und Fehleranfälligkeit führt.
  • mangelnde Transparenz über aktuell laufende Ausschreibungen im Haus (Status, wer ist verantwortlich, Fristen etc.)
  • Vielzahl von Projektmanagement-Programmen (wie Asana, Wrike smartsheet, Jira…), die viele Bereiche des Ausschreibungsprozesses abdecken, aber oft zu mächtig sind.

Digitalisierungsansätze im Vertrieb

Unsere kostenlose Checkliste gibt Ihnen erste Ansätze und Ideen, wie Sie Ihre Vertriebsabteilung digitalisieren.

 

Typische Anforderungen an den digitalen Ausschreibungsprozess

Ziel ist es, die Abläufe, Zusammenarbeit, Kommunikation und Information im Ausschreibungsprozess digital zu unterstützen. Dabei sind typische Anforderungen:

      Im Allgemeinen an digitale Lösungen:

      • Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365)
      • Abbildung des eigenen, schlanken Ausschreibungsprozesses
      • Automatisierung manueller Schritte wo es sinnvoll und notwendig ist
      • Gute Usability (Design und Logik der Anwendung) im Vordergrund
      • Informationssicherheit und Zugriffsmanagement
      • Schulung der Beteiligten Mitarbeiter (ggfls. Change Management)
      • Mobiles Arbeiten an den Projekten (Zugriff auf Dokumente und Informationen)
      • Pflege Und Weiterentwicklung der fertigen Lösung (ggfls. Auch Monitoring und Support)

      Speziell im Ausschreibungsprozess:

      • Aufgabenliste für die Ausschreibungsbeteiligten und Übersicht für das gesamte Team (Deadline-Ampel)
      • Filesharing – auch mit Dienstleistern (zentrale Ablage, so dass die Daten im Haus bleiben)
      • Vorlagen für wiederkehrende Projekte/Aufgaben
      • Leistungserfassung & Controlling
      • Videotelefonie und Chat für Meetings und Abstimmungen
      • Integration von Webseiten (xxx) und Vertriebs-Tools
      • Einbindung von Dienstleistern für eine smarte Zusammenarbeit

      Ausschreibungen digital managen: So könnte Ihre Lösung mit Microsoft 365 aussehen

      Schritt 1:
      Auf Basis von Teams, Power Automate, Power Apps und Power BI wird die Lösung entwickelt

      Schritt 2:
      Der Vertriebsmitarbeiter erfasst die Informationen zur Ausschreibung (Kunde, Branche, Fristen, Anforderungen, Unterlagen etc.) über eine Power App oder ein Forms Formular

      Schritt 3:
      Anschließend werden die Daten zur Ausschreibung in einer Übersichtsliste in SharePoint erfasst

      – Status: “Grobe Eignungsprüfung”

      Schritt 4:
      Ein Team an Verantwortlichen (Bei ADLON S. Eberle) prüft die Ausschreibung grundsätzlich auf Eignung und weist sie ggf. einem weiteren Consultant zum Detailcheck zu (über Power App)

      – Status: “Detailcheck”

      Schritt 5:
      Der Consultant prüft die Ausschreibung im Detail und gibt Feedback dazu (Power App)

      – Status: “Detailcheck erfolgt”

      Schritt 6:
      Team an Verantwortlichen trifft Entscheidung, ob angeboten wird oder nicht und definiert das Team für die Bearbeitung

      – Status: “Abgelehnt” oder “In Bearbeitung”
      – Bei Ablehnung: Information mit Grund geht an definierten Personenkreis
      – Bei “In Bearbeitung”:

      – Ein Team oder Channel wird automatisch erstellt
      – Plannertasks werden automatisch erstellt mit vordefinierten Fälligkeitsterminen in Abhängigkeit zur Abgabefrist
      – Personenkreis wird per Teamsmessages informiert (Sales, PMO etc.)

      Schritt 7:
      Übersicht über alle aktuell laufenden Ausschreibungen wird über Sharepoint-Liste oder Power BI Dashboard zur Verfügung gestellt

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      Tanja Loos

      Tanja Loos

      Sales Expert

      Albersfelder Straße 30
      88213 Ravensburg
      Tel.: +49 751 7607-794
      Mail: Tanja.Loos@adlon.de