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Digitale interne Kommunikation: Gestaltung der unternehmensweiten Kommunikation und Information

Die interne Unternehmenskommunikation unterliegt einem rapiden kulturellem Wandel, der von außen geprägt wird. Die Art wie wir Informationen aufnehmen, kommunizieren und miteinander interagieren hat sich durch den Einsatz von bspw. Smartphones und Social Media stark gewandelt: share vs. own, now vs. later, love vs. need, mobil vs. static, authentic vs. correct uvm.
Eine firmenweiten Informations- bzw. Kommunikationsplattform am digitalen Arbeitsplatz umfasst die formelle Unternehmenskommunikation und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Laut Trendmonitor interne Kommunikation 2019 sind die Top 5 Ziele der internen Kommunikation:

  1. die Identifikation der Mitarbeiterbindung fördern
  2. ein Verständnis für Ziele, Strategien, Prozesse und Entscheidungen schaffen
  3. die Werte der Organisation bzw. Organisationskultur vermitteln
  4. den Wissenstransfer fördern
  5. den Dialog und als Feedback ermöglichen und fördern

Um diese Ziele zu erreichen, ist es essentiell, dass Kommunikations-Verantwortlichen in Unternehmen verstehen wie sich digitale und analoge Kommunikation voneinander unterscheiden und vor allem an welchen Punkten Sie ähnlich oder sogar gleich sind.

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Veränderung der Kommunikation durch neue Medien

Eins ist klar: unsere moderne Kommunikation ist vielschichtig. Zum einen aufgrund des zeit- und ortsunabhängigen Arbeitens, zum anderen aufgrund der immer wieder neuen Formate.
Die Komplexität nimmt zu: Wann benutze ich welches Medium? Welche Kommunikations-Regeln sind für welchen Kanal relevant? Muss ich ständig erreichbar sein? Was sind meine Erwartungen an Kollegen und Führungskräfte?
Und wie fast immer und überall bringt diese Veränderung Chancen und Risiken mit sich.

Chancen:

  • Steigerung der Selbstbestimmtheit der Mitarbeiter
  • Home-Office Möglichkeit
  • Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit
  • Erhöhung der Arbeitseffizienz

 

Risiken: 

  • Unpersönlichkeit
  • Kontrollverlust
  • Missverständnisse

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Gefahr erkannt, Gefahr gebannt: Wie die digitale Kommunikation in Ihrem Unternehmen gelingt

Durch den Corona-Lockdown konnten viele Unternehmen vermehrt Erfahrungen mit der digitalen Kommunikation sammeln. Vielen Mitarbeitern wurden schnell und unbürokratisch die Möglichkeit zum Home-Office eingerichtet.Nun gilt es diese Erfahrungen in Chancen umzuwandeln und die nächsten Schritte zum digitalen Arbeitsplatz zu gehen. Die beiden größten Herausforderungen eine digitale interne Kommunikation im Unternehmen zu etablieren: alle Mitarbeiter und Führungskräfte mitnehmen und eine geeignete Kommunikationskultur und -struktur im Unternehmen zu schaffen.
Folgende Leitlinien helfen Ihnen dabei, diese Herausforderungen zu meistern und ein digitales Mindset in Ihrem Unternehmen zu verankern:

  • Unterschiedliche Medien einsetzen
  • Selbstbestimmtheit aller Mitarbeiter fordern und fördern Auszeiten nehmen
  • Ersetzen der fehlenden Sinne
  • Analoge Prinzipien gelten auch digital
  • Führungskräfte und Mitarbeiter informieren und schulen
  • Teams stärken und Strukturen schaffen
  • Technische Ausstattung gewährleisten
  • Kommunikationsprozesse anpassen und optimieren

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Tools und Kanäle der internen Unternehmenskommunikation

Die Kommunikationskanäle sind vielfältig: Mitarbeiterzeitschrift, Schwarzes Brett, Mitarbeiterbesprechungen, Telefon, Mails, Schulungen, Bestellblöcke, Intranet und Handbücher haben bisher die Medienlandschaft der internen Kommunikation geprägt. Allen gemein sind die exponentiell steigenden Kosten bei Mitarbeiterwachstum (Skalierung). Diese Kanäle haben sich gewandelt zu Social Media-Plattformen, Unternehmens-Chats, Videotelefonie, eLearnings, Apps und Chatbots. Hier tummelt sich eine Vielzahl von Anbieter auf dem Markt: Von individuell programmierten Apps für die Mitarbeiterinformation bis hin zu mächtigen Intranet-Plattformen.
Während des Corona Lockdowns haben zudem viele Firmen ihre ersten Erfahrungen mit Collaboration-Tools gemacht. Bei genauerer Betrachtung werden diese jedoch von den meisten Firmen lediglich für Remote-Besprechungen aufgrund der Chat-Funktion oder zur Übermittlung von Regeln und Vorgaben genutzt.

Es ist Zeit, dass Sie das ganze Potential für ihre interne Kommunikation nutzen.

Haben Sie schon gewusst?

Wahrscheinlich haben Sie bereits alle Tools in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Wenn Sie bereits auf Microsoft 365 setzen, haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Anwendungen. Smart miteinander verknüpft und richtig eingeführt, können Sie mit geringem Kostenaufwand Ihre individuelle Lösung für die digitale internen Kommunikation umsetzen.
Sprechen Sie uns an – gemeinsam finden wir eine pragmatische und ganzheitliche Lösung. Das Ganze sehen. Weiter kommen.

Das Vorgehen: Ihr Weg zum digitalen Pionier

Schritt 1: Ideen entwickeln
Starten Sie am besten mit einem inspirierenden Brainstorming, an dem Vertreter aller Beteiligten in Ihrem Unternehmen teilnehmen. Das sind üblicherweise Mitarbeiter aus HR, IT, Marketing, Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion
Wo sind die größten Schmerzen und wo die größten Potenziale beim Thema digitale Kommunikation? Welcher Aufwand ist mit einer Umsetzung verbunden bzw. wie schnell kann eine Lösung realisiert werden?
Tipp: Das vielversprechendste erste Projekt ist meist das, bei dem die Schmerzen oder Potentiale der Beteiligten am größten und gleichzeitig eine Lösung schnell und pragmatisch umsetzbar ist.

Schritt 2: Gemeinsame Vision und Anforderungen definieren
Entwickeln Sie mit allen Projektbeteiligten eine gemeinsame Vision zum ersten Projekt für Ihre digitale internen Kommunikation.
Notieren Sie alle Anforderungen, priorisieren diese und überlegen Sie wie die bisherigen analogen Abläufe und Kommunikationsflüsse optimiert werden können.

Schritt 3: Auswahl der Technik/Software
Die Vision und die Anforderungen bilden die Basis für die Softwareauswahl. Versuchen Sie auch hier einen guten Kompromiss zwischen Kosten, Funktionalitäten, Usability und Umsetzbarkeit zu finden. Zu oft werden kostspielige Tools, die zwar alle Anforderungen erfüllen aber leider völlig überdimensioniert und für die Anwender unübersichtlich sind. Am Ende haben Sie ein teures Tool im Einsatz, was nicht genutzt wird.

Schritt 4: Umsetzung
Setzen Sie Ihre ausgewählte Lösung nun gemeinsam mit Ihrem Projektteam um. Egal ob Individual-Entwicklung oder Produkt von der Stange – Ihre Anwender und Projektmitarbeiter sind wichtiger Feedbackgeber und entscheidend für den späteren Erfolg der Maßnahme.
Nehmen Sie Ihre gesamte Belegschaft durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen mit und machen Sie sie zu Mitstreitern.
Eine neue Kommunikationskultur wird durch ein aktives Vorleben beflügelt und die Akzeptanz der neuen digitalen Arbeitsweise erhöht!

Schritt 5: Go-Live und Weiterentwicklung
Feiern Sie Ihren Erfolg und machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Helden. Spielerische Go-Live Events sorgen für eine positive Stimmung und machen Lust auf mehr.
Digitale Kommunikation ist ein Prozess und mit der Einführung des neuen Tools oder Arbeitsweise noch lange nicht vorbei.
Bilden Sie Ihre Mitarbeiter weiter, stärken Sie Ihre Führungskräfte und investieren Sie Ihre Aufmerksamkeit in die Weiterentwicklung der digitalen Kommunikationskultur. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern.

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