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Digitale Dashboards: Informationen aufbereiten und verteilen

In vielen Unternehmen wird nach wie vor Excel als Erweiterung der häufig in ERP und CRM Systemen integrierten Reporting Engines genutzt. Wenn die Standard-Berichte und Dashboards der Anwendungen an ihre Grenzen kommen, werden die Daten oft nach Excel exportiert, dort weiter aufbereitet und visualisiert.
Excel bietet heute in der aktuellen Version bereits viele Funktionen, die kaum Wünsche offen lassen. Wenn es jedoch um die zentrale Bereitstellung von geprüften Daten geht, sind Excel jedoch Grenzen gesetzt. Dann werden fleißig Dateiversionen oder PDFs erstellt, abgelegt und versendet. Ein nahezu endloser Email-Verkehr zu Rückfragen geht damit einher.

Die Frage “Habe ich die aktuelle Version?” Oder “Gab es da nicht noch eine Info mit einer aktuelleren Version?” hat sich wohl ein jeder schon gestellt oder beantwortet.

Und Hand aufs Herz: es gibt sie noch, die User, die unsere versendeten Dokument ausdrucken, weil sie so für Viele einfacher zu konsumieren sind, anstatt in einer ellenlangen Exceltabelle unterwegs auf dem Smartphone herum zu scrollen.

Die Lösung: die flexible mobile Bereitstellung der Daten in übersichtlichen Dashboards. Denn nur, wenn die Zugriffs- und Bedienhürden niedrig sind, werden diese auch genutzt.

Dies bleibt aber nicht die einzige Anforderungen im Zuge heutiger Business-Intelligence Projekte:

  • Erstellung von Berichten und Dashboards auf Basis von mehreren Datenquellen
  • Einfacher Zugriff durch Integration in bestehende Infrastruktur
  • Mobile Bereitstellung der Daten
  • Rollen- und Zugriffskonzept
  • Selfservice von Abteilungsverantwortlichen oder Power Usern zur Erstellung oder Erweiterung von Berichten und Dashboard
  • Sicherstellung der Aktualität und Korrektheit der Daten und deren Visualisierungen
  • Verringerung oder bestenfalls Vermeidung von manuellem Aufwand bei wiederkehrenden Auswertungen

Download: Die Chancen und Grenzen digitalen Arbeitens

Ein Diskussionsbeitrag

Das Arbeiten im Home-Office ist aktuell für viele Unternehmen die beste Möglichkeit, das operative Geschäft in Zeiten der Corona-Krise aufrecht zu erhalten. Dabei stellen viele Arbeitgeber fest, dass ein Großteil der Mitarbeiter auch im Home-Office gern und produktiv arbeitet.
 Gleichzeitig sehnen sich gerade jetzt viele Mitarbeiter nach einigen Monaten Home-Office wieder nach dem gewohnten Arbeitsumfeld – aus den unterschiedlichsten Gründen: Isolation, eine mangelhafte IT-Infrastruktur, fehlende Gruppendynamik. Was kann digitales Arbeiten also wirklich leisten – und was nicht?

Die größte Herausforderung: Die Datenqualität und Datenaufbereitung

Die Datenqualität spielt die entscheidende Rolle für erfolgreiche Business Intelligence Entscheidungen.
Jedoch ist dies für die meisten Unternehmen die größte Herausforderung.
Oftmals sind fehlerhafte oder fehlende Einträge in Systemen vorhanden, veraltete Datensätze nicht richtig gekennzeichnet oder der eindeutige Bezug/Schlüsselwert fehlt.

Legen Sie also bei Ihrem Business-Intelligence-Projekt zunächst alle Datenquellen fest. Also alle Anwendungen, Dokumente und Systeme, die Daten verarbeiten und aus denen Datensätze exportiert werden sollen. Danach geht es dann an die Datenbereinigung.
Ist die Datenaufbereitung abgeschlossen, haben Sie bereits die größte Hürde gemeistert und können sich nun an die Modellierung, Visualisierung und die Bereitstellung der Daten wagen.

Datenvisualisierung: Dashboards mit PowerBI

Viele Unternehmen bewegen sich mit Ihrer IT-Infrastruktur und Anwendungen bereits in der Microsoft-Welt. Nichts liegt da näher, als auch bei der Datenvisualisierung auf Microsoft PowerBI zurückzugreifen. Durch die enge Verzahnung mit den anderen Microsoft Anwendungen als Datenquellen ist der Import in PowerBI meist problemlos möglich.
Diagramme, Graphiken, Tabellen und ganze Dashboards oder Berichte sind mühelos erstellbar und lassen unterschiedliche Konsolidierungsgrade zu. So können Sie unterschiedliche Dashboards für Teammitglieder, Führungskräfte und Abteilungen oder Unternehmensgruppen erstellen und den Anspruchsgruppen zur Verfügung stellen.

Praxis-Beispiel: Dashboards im Vertrieb

 

Wie ist die Ausgangsssituation?
Die Bandbreite wie Vertriebsdaten aufbereitet werden ist enorm. Vielmals wird nach wie vor Excel als Erweiterung der häufig in ERP und CRM Systemen integrierten Reporting Engines genutzt. Wenn Standard Berichte und Dashboards der Applikationen an ihre Grenzen kommen, werden meist Daten nach Excel exportiert und weiter aufbereitet. Damit starten die Herausforderungen, denn die Daten sind schnell veraltet und ziehen einen wiederkehrenden manuellen Datenaufbereitungsprozess nach sich. Von Daten auf Knopfdruck bzw. “any time, any place” kann keine Rede sein.

BI Projekte werden meist gleichgesetzt mit aufwändigen, zeitraubenden und teuren Datawarehouse Lösungen. Natürlich gibt es viele Anforderungen für die ein solch umfangreiches Konzept zwingend notwendig ist. Und doch gibt es unzählige Anforderungen die bereits mit Power BI Pro, ohne den Einsatz einer wie auch immer gestalteten DataWarehouse Infrastruktur, realisierbar sind. Eine erste Analyse der Anforderungen zeigt in der Regel sehr schnell ob Ihre Anforderungen mit Power BI Pro realisiert werden können.

Was sind typische Vertriebs-Dashboards?

  • Sales Performance Dashboard: als Gesamtüberblick zu Qualität und Entwicklung Ihrer Vertriebsaktivitäten, indem der Fokus auf die wichtigsten Kennzahlen gelegt wird. So kann jederzeit festgestellt werden, ob Sie auf dem richtigen Weg sind um Ihre gesetzten Vertriebsziele zu erreichen. Bei Bedarf kann eingegriffen und strategisch nachgesteuert werden. Enthaltene Kennzahlen sind beispielsweise: Umsatz, Durchschnittserlöse pro Kunde, Kunden Akquisitionskosten, Customer Lifetime Value uvm.
  • Sales Funnel Dashboard: als Gesamtüberblick über den Sales-Funnel und die Verkaufszykluslänge. Gefüllt mit Ihren Daten und einem Abgleich mit Benchmarks der Branche können konkrete operative Maßnahmen und realistische Ziele abgeleitet werden. Enthaltene Kennzahlen sind beispielsweise: Leads, Opportunities, Verkaufszykluslänge, Lead-Conversion-Verhältnis,
  • Sales KPI Dashboard: als Gesamtüberblick aller operativen und strategischen Vertriebskennzahlen für den Vertriebsleiter in seiner Führungsfunktion. Mit Hilfe dieser Kennzahlen behält er die Performance auf Mitarbeiterlevel im Blick. Enthaltene Kennzahlen sind beispielsweise: Aktivitätsindex, Gewinn und Anzahl der Deals, Umsatz pro Sales Mitarbeiter, Kundenabwanderungsquote uvm.
  • Sales Opportunity Dashboard: als Detailansicht auf die vielversprechenden Leads in Ihrem Sales-Funnels – den Opportunities – ermöglicht es jederzeit alle wichtigen Informationen über die aktuellen Verkaufschancen an einem zentralen Ort zu beauskunften. Enthaltene Kennzahlen sind beispielsweise: Anzahl der Sales Opportunities, Einteilung in Qualitäts-Kategorien, Sales Opportunity Score, Kundenabwanderungsrate
  • Weitere Dashbaords sind:
    •  Forecast: aus Verkaufschancen und Aufträgen
    • Top-Kunden Dashboards mit KPIs pro Kunde
    • Portfolio-Dashboard – Deckungsbeitrag pro Produkt
    • Kundenzufriedenheits-Dashboard

Was ist die Lösung?

Eine Lösung bietet ADLON mit dem Ökosystem von Microsoft 365 und der App Power BI Pro. Durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Standard Konnektoren und die nahtlose Integration des Services in die Microsoft 365 Welt sind ersten Vertriebskennzahlen bereits mit überschaubarem Budget realisierbar. Dabei ist auch mit einfachen Mitteln die Auswertung über mehrere Datenquellen hinweg möglich. Voraussetzung dafür ist in jedem Fall eine ausreichende Datenqualität der jeweiligen Quellen. ADLON gestaltet eine individuelle Lösung mit den Anforderungen Ihrer Verantwortlichen. Der Vorteil: es ist maßgeschneidert auf Ihre Vertriebs-KPIs und in einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz Ihres Unternehmens eingebettet. Damit lenken Sie den Fokus auf Informationen, die für Ihre Geschäftsziele relevant sind. Das Resultat ist ein datenbasiertes Fundament, mit dem Sie gute Entscheidungen treffen können und Ihr Kerngeschäft voran bringen.

Ihre Vorteile

  • Umsetzung mit Bordmitteln (Microsoft 365)
  • Dashboards auf Knopfdruck, aktuell und visuel klar gestaltet
  • Valide Beratung zu den richtigen Dashboards/Inhalten/Datenquellen
  • Microsoft Partner, Erfahrung in Power BI-Projekten und der Erstellung von Berichten und Dashboards auf Basis von mehreren Datenquellen
  • Security First Ansatz bei allen ADLON-Projekten
  • Mobile Bereitstellung der Daten, auf Wunsch mit Endgeräte-Verwaltung
  • Berücksichtigung der Compliance und Berechtigungen
  • Berichte und Dashboards können als Selfservice von Abteilungsverantwortlichen oder Power Usern erstellt und erweitert werden
  • Dokumentation der Prozesse
  • Verringerung oder bestenfalls Vermeidung von manuellem Aufwand bei wiederkehrenden Auswertungen
  • Managed Power Platform: Monitoring, Pflege und Entwicklung Ihrer Dashboards (auch Support)

Ein Vertriebs-Dashboard fördert Agilität und somit wirtschaftliche Stärke eines Unternehmens. Mit Hilfe der Vertriebskennzahlen können nicht nur Vergangenheitsbetrachtungen, sondern auch Zukunftsprognosen durchgeführt werden. Diese haben derzeit den größten Impact auf Unternehmen in Punkto Steuerung und strategischer Ausrichtung. Am wirkungsvollsten arbeiten Kennzahlen, wenn eine transparente und vertrauensvolle Kultur vorherrscht.

Andreas Richstätter

Geschäftsführer, ADLON Intelligent Solutions GmbH

Ihre Vorteile: zentrale Datenverwaltung kombiniert mit maximalem Self-Service

Mit Hilfe von Microsoft PowerBI können Sie ihren Mitarbeitern geprüfte und professionell aufbereitete Daten, auf einfachem Weg zur Selbstauskunft zur Verfügung stellen und datenbasierte Entscheidungen in Ihrer Abteilung fördern. 

Zentrale Datenaufbereitung und -bereitstellung

Sie entscheiden bis zu welchem Grad die Daten an zentraler Stelle aufbereitet werden und ab wann Ihre Mitarbeiter noch zusätzlich eigene Auswertungen auf der Basis von geprüften Daten durchführen kann und soll. Die Datenqualität und die Einheitlichkeit der Datenquellen kann dabei von zentraler Stelle sichergestellt werden. 

 

Individueller Self-Service

Ihre Mitarbeiter erhalten bedarfsgerechten Zugriff auf die geprüften Daten. Es sind keine zeitraubenden und fehleranfälligen manuellen Auswertungsschritte mehr notwendig. Die Intervalle, in denen die Daten aktualisiert werden oder ob diese sogar in Echtzeit zur Verfügung stehen, werden individuell festgelegt. Das Ergebnis: Entscheidungen in Ihrem Unternehmen werden zunehmen Basis Daten getroffen.

 

 

Einfacher Zugriff und benutzerfreundliche Interaktion

Der Zugriff auf die Daten gestaltet sich für Ihre Mitarbeiter einfach. Je nach Lösung werden die Daten über eine Mobile-App, einen Webservice oder durch smarte Integration in eine bestehende Applikation bereitgestellt. Auch die Integration in z. B. ein Intranet ist möglich. So sorgen Sie dafür, dass die Daten auch genutzt werden.

 

Sie möchten datenbasierte Entscheidungen in Ihrer Abteilung?

Gerne gehen wir gemeinsam mit Ihnen auf die Datenreise und definieren Ihre Anforderungen.

 

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Von A bis Z.

Die Chancen und Grenzen digitalen Arbeitens

Ein Diskussionsbeitrag

Was kann digitales Arbeiten also wirklich leisten – und was nicht? In unserem Diskussionsbeitrag wägen wir die Vor- und Nachteile ab und geben ein Fazit für die Gestaltung der Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen.

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Tanja Loos

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