Work & Processes: Der benutzerorientierte Digital Workplace
Mitarbeiter sehen sich heute in Unternehmen mit einer Vielzahl von digitalen Tools und Anwendungen konfrontiert, die das Arbeiten unterstützen und effizienter machen. Oftmals jedoch bestimmt die Applikation die Arbeitsweise anstatt zu unterstützen und viel Zeit wird damit verbracht Anwendungen zu verstehen und zu verwalten. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Bei der Einführung neuer Tools steht oft die technische Machbarkeit im Vordergrund.
- Anforderungsdefinitionen für Anwendungen finden häufig ohne die Mitarbeiter statt.
- Neue Applikationen werden ohne Endanwender-Schulung und Anleitung freigegeben.
- Fehlendes Verständnis für die Auswirkungen der Digitalisierung von analogen Prozessen und Tätigkeiten.
Um neben dem Spaß an der Arbeit, vor allem auch die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen, ist es wichtig die Anforderungen und Bedürfnissen dieser aufzunehmen. Dadurch wird die digitale Benutzererfahrung am Arbeitsplatz verbessert. Und wenn zusätzlich die technische Basis, die Sicherheitsaspekte und die Arbeitsprozesse betrachtet werden, wird der Digital Workplace zum Erfolg im Unternehmen.
Die Elemente des digitalen Arbeitens: Das Ganze sehen. Weiter kommen.
Apps & Prozesse
Applikationen dienen der Digitalisierung von analogen Prozessen oder Tätigkeiten. Bei der Einführung neuer Anwendungen sollte daher neben technischen Aspekten stets darauf geachtet werden, ob der Prozess oder die Tätigkeit durch das Tool schneller und/oder besser vom Mitarbeiter erledigt werden kann. Ansonsten entsteht Frust bei den Anwendern und Kosten durch die Verwaltung von ungenutzten Anwendungen.
User Experience
Damit das Digitale Arbeiten effizienter und produktiver wird, ist es essentiell die Applikationen und Tools anhand der Bedürfnisse der Mitarbeiter auszuwählen und anzupassen. Das Nutzererlebnis am Arbeitsplatz ist entscheidend für den Erfolg des Digital Workplace. Ganz nach dem Motto: Die Arbeitsweise bestimmt das Tool.
Security
Die Sicherheit sensibler Unternehmens- sowie personenbezogener Daten ist wichtig. Der Digital Workplace schafft es diese Informationen zu schützen und gleichzeitig das Digitale Arbeiten zu ermöglichen. Sicherheitseinstellungen, Zugriffsregeln werden intelligent gesteuert ohne die Mitarbeiter bei der Aufgabenerledigung zu behindern.
Change
Neue Tools und Anwendungen unterstützen den Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit. Um diese effizient zu nutzen und alle Potentiale auszuschöpfen, ist die Schulung und Mitnahme der Endanwender essentiell. Auch neue Ansätze wie Homeoffice oder digitale Besprechungen bedürfen einer stetigen Unterstützung durch Führungskräfte und Moderatoren.
Wie das digitale Arbeiten die Vorteile des Digital Workplace unterstützt
Mobilität
Die digitale Employee Experience ist entscheidend, wenn es um das mobile Arbeiten geht. Der benutzerorientierte digitale Arbeitsplatz ermöglicht mobiles Arbeiten ohne Einschränkungen.
Produktivität
Der User-Centric Digital Workplace unterstützt die Tätigkeiten und Abläufe der Mitarbeiter und schafft Freiräume. So können die Anwender produktiver arbeiten und haben die Möglichkeit die gewonnene Zeit für neue Projekte zu nutzen.
Individualität
Durch das Einbeziehen individueller Bedürfnisse unterstützt der Digital Workplace die Mitarbeiterzufriedenheit. Consumerization wird am Arbeitsplatz ermöglicht und zur effizienten Arbeitserledigung kommt zusätzlich die Freude am digitalen Arbeiten hinzu.
Der Weg zum User-Centric Workplace
1. Anforderungen definieren
Schreiben Sie zunächst die Tätigkeiten oder Prozesse auf, die digitalisiert werden sollen und definieren Sie darüber hinaus die Anforderungen an das neue Tool.
2. Stakeholder einbinden
Bringen Sie frühzeitig alle relevanten Stakeholder zusammen (Vertreter der IT, Sicherheits- und Change-Beauftragte). Gemeinsam erarbeiten Sie Visualisierungen der relevanten Arbeitsprozesse, schaffen gegenseitiges Verständnis für die Problemstellung und treffen erste Einschätzungen zur technischen Machbarkeit.
3. Userbefragung und -beobachtung
Nichts ist hilfreicher als die Endanwender an Ihren Arbeitsplätzen direkt zu beobachten oder die Problemstellungen per Umfrage zu identifizieren. Dies hilft Ihnen dabei Ihre Annahmen zu validieren und die Anforderungen zu spezifizieren.
4. Applikationen auswählen
Im nächsten Schritt können Sie auf Basis Ihrer technischen, organisatorischen und benutzerspezifischen Anforderungen Applikationen auswählen, implementieren und verwalten.
5. Praxis-Tauglichkeit prüfen
Da sich Rahmenbedingungen, Mitarbeiter und ihre Arbeitsweisen ständig verändern, sind auch Prozesse, Tools und Applikationen einem Wandel unterzogen. So ist die kontinuierliche Betreuung der Endanwender und die Überprüfung der Praxis-Tauglichkeit wichtiger Bestandteil für den Erfolg des Digital Workplace.
User-Centric Workplace mit Office 365
Mit Office 365 Applikationen bietet Microsoft die Möglichkeit Szenarien wie Collaboration und Aufgabenmanagement digital abzubilden. Und dabei den Endanwender so zu unterstützen, dass alltägliche Aufgaben nicht nur effizient, sondern auch mit Spaß erledigt werden können.
